Manuale Cuotaro

1. Visione d'insieme

A cosa serve Cuotaro

Cuotaro è un'app per gestire il lavoro delle imprese di servizi. Trasforma conversazioni con i clienti in richieste, preventivi, interventi, incassi, promemoria, file, modelli e azioni di follow-up.

L'app mantiene percorso commerciale e operativo nello stesso posto. Puoi registrare un cliente, annotare ciò di cui ha bisogno, preparare un preventivo, inviare il PDF via email, convertire un servizio accettato in intervento, registrare incassi, salvare file collegati e mantenere visibile la prossima azione.

Cuotaro non è un taccuino generico. Ogni area ha un ruolo preciso nel percorso del cliente, così lo spazio resta pratico quando crescono clienti, preventivi e interventi.

Per conservare il contesto, Cuotaro protegge le schede collegate. Clienti, richieste, preventivi e interventi non possono essere eliminati mentre altri elementi dipendono da loro; incassi e file possono essere rimossi quando serve.

2. Processo quotidiano

Un modo semplice per usare Cuotaro ogni giorno

1. Crea o apri la scheda cliente.
2. Aggiungi una richiesta con bisogno del cliente, urgenza, indirizzo del servizio, note e prossima azione prevista.
3. Crea un preventivo dalla richiesta quando hai abbastanza informazioni per valorizzare il servizio.
4. Invia il preventivo via email con il PDF allegato e conserva la conversazione collegata al cliente.
5. Converti il servizio accettato in intervento e segui il suo stato fino alla chiusura.
6. Registra scadenze, incassi, rimborsi e importi non incassati.
7. Crea promemoria per follow-up interni, chiamate, visite, rinnovi, verifiche di incasso o revisione preventivi.
8. Allega file quando aiutano a spiegare il lavoro o a documentare quanto consegnato.

3. Dashboard

Il tuo punto di partenza

La dashboard mostra lo stato attuale dello spazio: clienti, richieste aperte, preventivi in attesa, interventi di oggi, incassi da seguire, promemoria e attività recente.

Usala a inizio giornata per decidere cosa richiede attenzione per primo. Coda azioni, Oggi, Preventivi e Incassi mostrano il lavoro che aspetta una decisione.

4. Clienti

La scheda cliente

I clienti sono al centro dell'app. Un cliente può essere una persona o un'azienda, e la scheda conserva contatti, sito web, codice fiscale o partita IVA, indirizzo, etichette, note e storico.

Usa le etichette per filtrare clienti, riconoscere segmenti e preparare modelli di messaggio più pertinenti. Inseriscile separate da virgole per mantenerle ricercabili e riutilizzabili.

Da una scheda cliente puoi chiamare, aprire WhatsApp, inviare SMS, aprire l'indirizzo in Google Maps, preparare un messaggio, allegare file e creare un incasso. I codici cliente aiutano a identificare le schede quando la lista cresce.

5. Richieste

Registra cosa chiede il cliente

Una richiesta è la prima descrizione strutturata di un possibile intervento. Usala per contatti interessati, bisogni di servizio, visite da programmare, problemi da verificare o lavori che richiedono ancora un preventivo.

Le richieste separano le conversazioni iniziali dagli interventi definitivi. Sono utili quando servono ancora foto, misure, verifiche tecniche, conferma del cliente, un indirizzo sulla mappa o un messaggio prima di preparare il preventivo.

6. Preventivi

Prepara e invia preventivi

I preventivi trasformano la richiesta del cliente in righe valorizzate con quantità, prezzi unitari, sconti, imposte, note e totali. Il PDF rispetta il formato valuta configurato in Impostazioni, inclusi posizione del simbolo, separatori e decimali.

Quando invii un preventivo via email, Cuotaro allega il PDF per impostazione predefinita, può includere file cliente selezionati e usa il mittente scelto come indirizzo di risposta.

7. Interventi

Segui interventi accettati o programmati

Gli interventi rappresentano servizi da fare, in corso o già completati. Usa stati e date per mantenere chiara la lista.

Una lista interventi chiara separa gli impegni reali dalle richieste ancora in valutazione o dai preventivi in attesa di approvazione. Da un intervento puoi aprire l'indirizzo in Google Maps, scrivere al cliente e creare un incasso collegato.

8. Promemoria

Non perdere la prossima azione

I promemoria sono avvisi interni per follow-up, chiamate, visite, verifiche di incasso, revisioni dei preventivi, rinnovi e attività del team. Possono essere collegati al contesto cliente per mantenere chiaro il motivo.

I promemoria via email vengono inviati alla persona assegnata e aiutano a proteggere follow-up importanti anche quando non sta consultando l'app.

9. Incassi

Controlla cosa resta da incassare

L'area Incassi registra importi previsti, importi incassati, rimborsi e importi considerati definitivamente non incassati. Gli importi usano decimali e separatori configurati in Impostazioni.

Un incasso è considerato effettuato solo quando ha una data di incasso. Gli importi negativi possono essere usati per rimborsi, e la casella non incassato segna importi che non devono più apparire come attesi.

10. File

Mantieni i documenti vicino all'intervento

I file servono per foto, documenti, materiale firmato, riferimenti, prove di consegna e tutto ciò che spiega o supporta un intervento cliente.

I file possono essere collegati a clienti, richieste, preventivi, interventi e incassi. I file cliente possono anche essere allegati a messaggi e email dei preventivi quando aggiungono contesto, come cataloghi, schede tecniche, foto o documenti commerciali.

I limiti di archiviazione dipendono dal piano attivo, e l'esportazione CSV resta disponibile come modo garantito per recuperare i dati strutturati dello spazio.

11. Modelli

Scrivi più velocemente i messaggi abituali

I modelli salvano messaggi riutilizzabili per Clienti, Richieste, Preventivi, Interventi e Incassi. Ogni editor mostra i modelli adatti all'area corrente.

Ogni tipo di modello può avere un modello predefinito. Quando è selezionato, l'editor del messaggio lo usa per primo per quel tipo.

Le variabili permettono a Cuotaro di completare parti del messaggio con dati dello spazio, del cliente, della richiesta, del preventivo, dell'intervento o dell'incasso. L'email può includere allegati quando disponibili; WhatsApp, SMS e copia negli appunti usano solo il testo.

12. Piani e fatturazione

Limiti del piano e gestione fatturazione

Solo il proprietario dello spazio può accedere a piani e fatturazione. Il piano controlla limiti come utenti, record, archiviazione e accesso alle funzioni a pagamento.

Quando viene raggiunto un limite, Cuotaro blocca l'azione che lo supererebbe e mantiene accessibili i dati esistenti. Il portale di fatturazione permette al proprietario di gestire annullamento, dati di fatturazione e metodi di pagamento.

13. Impostazioni e utenti

Configurazione dello spazio

Le impostazioni definiscono nome azienda, contatti, logo, categoria attività, aliquota fiscale, formato valuta, fuso orario, formato data e lingua dello spazio. Il formato valuta include simbolo, posizione del simbolo, separatore delle migliaia, separatore decimale e precisione decimale per quantità, prezzi unitari e importi.

Solo il proprietario può gestire utenti e cancellare lo spazio. Gli utenti membri lavorano nello stesso spazio e non creano un nuovo account indipendente.