Manuale Cuotaro

1. Visione globale

A cosa serve Cuotaro

Cuotaro è un workspace operativo per piccole aziende di servizi. È costruito attorno al modo in cui il lavoro si muove davvero: un cliente chiede qualcosa, l'azienda registra la richiesta, prepara un preventivo, pianifica o completa il lavoro e tiene sotto controllo ciò che resta da incassare.

L'idea importante non è che Cuotaro abbia moduli separati. L'idea importante è che ogni record porta avanti il contesto. Le informazioni del cliente sostengono la richiesta; la richiesta può sostenere il preventivo; il preventivo accettato può sostenere il lavoro; e il lavoro o il preventivo possono sostenere il pagamento.

Usa Cuotaro come il luogo in cui il lavoro quotidiano diventa affidabile. Chiamate, e-mail, messaggi WhatsApp, note, file, PDF dei preventivi, stato dei lavori, promemoria e follow-up dei pagamenti restano collegati al cliente invece di disperdersi tra inbox, fogli di calcolo e memoria.

Cuotaro è volutamente più mirato di un CRM completo, un sistema contabile, un ERP o una suite di field service. Il suo scopo è mantenere il flusso operativo chiaro, rapido da aggiornare e facile da leggere durante la giornata.

Per preservare il contesto, Cuotaro protegge i record collegati. Clienti, richieste, preventivi e lavori non possono essere eliminati finché altri record dipendono da loro; pagamenti e file possono essere rimossi quando necessario.

2. Flusso quotidiano

Un ritmo operativo pratico

Una giornata tipica inizia dalla visibilità. Apri prima il dashboard, controlla richieste aperte, preventivi in attesa di decisione, lavori previsti per oggi, incassi da seguire, promemoria e attività recente. Questo offre al team un ordine pratico di lavoro prima che arrivino nuove interruzioni.

1. Quando un cliente contatta l'azienda, crea o apri la sua scheda prima che i dettagli vadano persi.
2. Registra la richiesta con bisogno, origine, urgenza, indirizzo del servizio, note e prossimo passo previsto.
3. Mantieni aperta la richiesta finché mancano informazioni: foto, misure, note di sopralluogo, approvazione del cliente o revisione interna.
4. Crea il preventivo quando il lavoro può essere valorizzato. Aggiungi righe, sconti, imposte, note per il cliente e note interne.
5. Invia il PDF del preventivo da Cuotaro, poi usa stato e promemoria per mantenere visibile il follow-up.
6. Quando il lavoro viene accettato, crea o aggiorna il lavoro con pianificazione, utente assegnato, indirizzo del servizio, checklist, file e note di completamento.
7. Registra il pagamento previsto, la scadenza, la data di incasso, il rimborso o il contrassegno insoluto, così il lavoro di incasso resta visibile dopo la conclusione dell'intervento.
8. Usa cronologia attività, ricerca globale, filtri, tag e codici cliente per recuperare rapidamente il contesto quando il cliente richiama.

Questa sequenza è flessibile. Alcune aziende iniziano con un preventivo, altre creano direttamente un lavoro e altre usano i pagamenti solo per controllo operativo. La buona pratica è mantenere abbastanza contesto in ogni passaggio, così la persona successiva capisce cosa è successo e cosa deve accadere dopo.

3. Dashboard

Il pannello di controllo quotidiano

Il dashboard è il punto di partenza per le decisioni operative. Legge l'intero workspace e mostra clienti, richieste aperte, preventivi in attesa, lavori previsti per oggi, incassi da seguire, promemoria e attività recente.

Usalo all'inizio della giornata e di nuovo dopo i momenti più intensi. Il dashboard non sostituisce le liste dettagliate; indica dove andare dopo. Un preventivo da sollecitare, un lavoro previsto oggi, un incasso da seguire o un promemoria scaduto dovrebbero portarti al record che richiede azione.

L'attività recente è particolarmente utile nei team. Offre una vista rapida di cosa è cambiato, chi è intervenuto nel flusso e quali schede cliente sono avanzate.

4. Clienti

Dove appartiene il lavoro

La scheda cliente è l'ancora dell'intero flusso. Un cliente può essere una persona o un'azienda, e la scheda conserva contatti, sito web, identificativo fiscale, indirizzo, tag, note e cronologia attività. L'etichetta dell'identificativo fiscale viene dalle Impostazioni, quindi può apparire come Tax ID, NIF, RUT o con il termine usato nel workspace.

Crea il cliente prima di creare record operativi ogni volta che è possibile. Così richieste, preventivi, lavori, file, messaggi e pagamenti restano collegati al posto giusto fin dall'inizio.

Usa le note del cliente per il contesto stabile: istruzioni di accesso, preferenze, osservazioni commerciali, metodo di contatto preferito, commenti di fatturazione o qualsiasi informazione che il team deve ricordare prima di agire. Usa le note di richiesta, preventivo e lavoro per i dettagli di quella specifica attività.

I tag aiutano a segmentare la lista clienti e rendono più semplici i filtri successivi. Possono rappresentare tipo di attività, priorità, categoria di servizio, zona, stato VIP o qualsiasi classificazione usata dal team. Inserisci i tag separati da virgole affinché restino ricercabili e riutilizzabili.

Da una scheda cliente puoi chiamare, aprire WhatsApp, inviare SMS, aprire l'indirizzo in Google Maps, visitare il sito web, preparare un messaggio, allegare file del cliente e avviare un pagamento per quel cliente. I codici cliente aiutano a identificare i record in modo coerente man mano che la lista cresce.

5. Richieste

Registra il bisogno prima che diventi poco chiaro

Una richiesta è la prima descrizione strutturata di un possibile lavoro. Usala quando il cliente chiede un servizio, segnala un problema, ha bisogno di una visita, richiede un preventivo o invia informazioni che devono ancora essere valutate.

La richiesta è il luogo adatto per l'incertezza iniziale. Registra origine della richiesta, indirizzo del servizio, urgenza, data o ora preferita, descrizione, note interne e prossimo passo. Così la lista lavori resta pulita, perché il lavoro non approvato o non valorizzato non si mescola con gli impegni accettati.

Le richieste sono utili quando l'azienda ha ancora bisogno di foto, misure, verifiche tecniche, conferma dello stock, posizione su mappa, approvazione del cliente o revisione interna. Quando la richiesta è chiara, può diventare la base di un preventivo o, se il prezzo non è necessario, di un lavoro.

Usa lo stato della richiesta come segnale operativo. Una richiesta può essere nuova, in revisione, pronta per il preventivo, preventivata, accettata, rifiutata o chiusa in base alla sua situazione. L'obiettivo è che qualsiasi membro del team possa aprirla e capire la prossima azione senza ricostruire tutta la conversazione.

6. Preventivi

Trasforma la richiesta in una proposta pronta per il cliente

Un preventivo è la risposta commerciale a una richiesta chiara. Deve spiegare cosa viene proposto, come viene valorizzato e cosa deve approvare il cliente prima che il lavoro diventi operativo.

I preventivi includono righe con quantità, prezzi unitari, sconti, aliquota dell'imposta indiretta selezionata, note e totali. La prima aliquota dell'imposta indiretta configurata nelle Impostazioni è usata per impostazione predefinita nelle nuove righe. Il PDF segue le etichette fiscali, il riepilogo delle imposte, il formato data e il formato monetario configurati nelle Impostazioni, inclusi posizione del simbolo, separatori e precisione decimale.

Usa le note per il cliente per il testo che deve apparire nel PDF o nel messaggio destinato al cliente. Usa le note interne per margini, commenti dei fornitori, contesto di trattativa o qualsiasi elemento che deve restare nel team.

Quando invii un preventivo via e-mail, Cuotaro allega per impostazione predefinita il PDF del preventivo, può includere file cliente selezionati e usa il mittente scelto come indirizzo di risposta, così il cliente può rispondere all'utente o all'azienda.

Un preventivo non dovrebbe diventare un punto morto. Mantieni aggiornato lo stato, crea promemoria per il follow-up e sposta il lavoro approvato nell'area lavori quando il cliente accetta. I preventivi rifiutati o scaduti restano comunque utili perché conservano lo storico commerciale del cliente.

7. Lavori

Gestisci il lavoro da eseguire

Un lavoro è un impegno operativo. Rappresenta lavoro da pianificare, assegnare, eseguire, controllare, completare, annullare o rivedere.

Crea il lavoro dalla richiesta o dal preventivo quando quel contesto esiste. Così cliente, richiesta, preventivo, indirizzo del servizio, note e file restano vicini al lavoro. Se l'azienda riceve un lavoro che non richiede preventivo, il lavoro può essere creato anche direttamente.

Usa stati e date per rendere leggibile la lista dei lavori: pianificato, in corso, completato, annullato o qualsiasi stato disponibile nel workspace. Data pianificata, ora di inizio, ora di fine, utente assegnato, checklist, note interne e note di completamento aiutano il team a capire cosa deve accadere sul posto e cosa è successo dopo la visita.

Da un lavoro puoi aprire l'indirizzo del servizio in Google Maps, inviare un messaggio al cliente, allegare file e creare un pagamento collegato. Così lavoro sul campo, comunicazione con il cliente, documentazione e follow-up dell'incasso restano collegati.

Quando il lavoro è completato, aggiorna le note di completamento e lo stato del pagamento appena possibile. È il momento in cui il lavoro operativo spesso diventa lavoro di incasso, quindi il pagamento non dovrebbe essere rimandato se resta un importo dovuto.

8. Promemoria

Mantieni visibile la prossima azione

I promemoria proteggono il flusso operativo dalle interruzioni. Usali per follow-up dei preventivi, chiamate ai clienti, visite, controlli dei pagamenti, rinnovi, richieste di documenti, revisioni interne e attività di team.

Un buon promemoria deve rendere evidente la prossima azione. Collegalo al cliente e, quando possibile, alla richiesta, al preventivo, al lavoro o al pagamento che spiega perché esiste quel promemoria.

I promemoria e-mail vengono inviati al membro assegnato e aiutano a proteggere i follow-up importanti anche quando quell'utente non sta guardando l'app in quel momento.

Usa i promemoria invece di affidarti alla memoria. Sono particolarmente utili dopo l'invio di preventivi, prima di lavori pianificati, dopo visite incomplete e quando si avvicina una scadenza di pagamento.

9. Pagamenti

Controlla ciò che resta da incassare

L'area Pagamenti è un livello di controllo operativo. Registra incassi previsti, importi incassati, rimborsi e importi considerati definitivamente insoluti. Non sostituisce fatturazione fiscale, conformità tributaria o contabilità.

Collega i pagamenti al cliente e, quando pertinente, al preventivo o lavoro che ha generato l'importo. In questo modo è più facile capire perché l'importo esiste e a quale lavoro appartiene.

Un pagamento è considerato incassato solo quando ha una data di incasso. La scadenza mostra cosa deve essere incassato, la data di incasso mostra cosa è stato incassato, gli importi negativi possono rappresentare rimborsi e la casella insoluto contrassegna importi che non devono più apparire come incassi previsti.

Gli importi dei pagamenti usano la precisione decimale e i separatori configurati nelle Impostazioni. Usa le note di pagamento per registrare contesto pratico di incasso, come riferimenti di bonifico, spiegazioni di pagamenti parziali o il motivo per cui un importo è stato contrassegnato come insoluto.

10. File

Mantieni prove e documenti collegati al contesto

I file sono il materiale di supporto attorno al flusso. Usali per foto, documenti, materiale firmato, riferimenti tecnici, prove di consegna, evidenze di problemi e tutto ciò che spiega cosa è stato richiesto, preventivato, fatto o pagato.

I file possono essere collegati a clienti, richieste, preventivi, lavori e pagamenti. Scegli il punto che spiega meglio il file. Un contratto generale può appartenere al cliente; foto di sopralluogo alla richiesta; un'accettazione firmata al preventivo; foto di completamento al lavoro; e una prova di incasso al pagamento.

I file del cliente possono anche essere allegati ai messaggi cliente e alle e-mail dei preventivi quando aggiungono contesto utile, come cataloghi, schede tecniche, foto o documenti commerciali.

I limiti di archiviazione dipendono dal piano attivo e l'esportazione CSV resta il modo garantito per recuperare i dati strutturati del workspace.

11. Modelli

Rendi coerente la comunicazione ripetuta

I modelli aiutano il team a comunicare più velocemente senza riscrivere ogni volta lo stesso messaggio. Sono disponibili per Clienti, Richieste, Preventivi, Lavori e Pagamenti, e ogni compositore mostra i modelli adatti all'area corrente.

Usa i modelli per situazioni comuni: confermare una nuova richiesta, chiedere informazioni mancanti, inviare un preventivo, confermare un lavoro pianificato, fare follow-up dopo una visita, richiedere un pagamento o condividere i prossimi passi.

Ogni tipo di modello può avere un solo modello predefinito. Quando viene selezionato un predefinito, il compositore del messaggio lo usa per primo per quel tipo.

Le variabili permettono a Cuotaro di compilare il messaggio con dati di workspace, cliente, richiesta, preventivo, lavoro o pagamento. L'e-mail può includere allegati quando disponibili, mentre WhatsApp, SMS e appunti usano solo il testo del messaggio.

I migliori modelli sono professionali ma pratici. Devono dare al cliente la prossima azione, il riferimento utile e un modo chiaro per rispondere.

12. Piani e fatturazione

Limiti del piano e autogestione della fatturazione

Solo il proprietario del workspace può accedere ai piani e alla gestione della fatturazione. Il piano controlla limiti come utenti, record, archiviazione e accesso alle funzioni in abbonamento.

Quando viene raggiunto un limite, Cuotaro blocca l'azione che supererebbe il piano e mantiene accessibili i dati esistenti. Il team può quindi continuare a consultare lo storico operativo mentre il proprietario decide se adeguare il piano o ripulire i dati.

Il portale di fatturazione consente al proprietario di gestire abbonamento, cancellazione, dati di fatturazione e metodi di pagamento.

13. Impostazioni e utenti

Configura le regole operative del workspace

Le Impostazioni definiscono come si comporta il workspace e come appaiono i documenti destinati al cliente. Includono nome azienda, contatti, logo, categoria attività, etichetta dell'identificativo fiscale, nome dell'imposta indiretta, tre aliquote di imposta indiretta, formato monetario, fuso orario, formato data e lingua.

Il formato monetario include simbolo, posizione del simbolo, separatore delle migliaia, separatore decimale e precisione decimale per quantità, prezzi unitari e importi. Questi valori influenzano il modo in cui sono mostrati preventivi, PDF, pagamenti e totali.

I nuovi workspace ricevono valori fiscali, monetari, di fuso orario e di data in base al paese selezionato durante la creazione dell'account; il proprietario può modificarli in seguito nelle Impostazioni.

Solo il proprietario può gestire gli utenti e richiedere l'eliminazione dell'account. Gli utenti membri lavorano nello stesso workspace e non creano un account indipendente.

Rivedi le Impostazioni prima dell'uso quotidiano. Logo corretto, etichetta fiscale, nome dell'imposta, aliquote, formato data, formato monetario e fuso orario rendono preventivi e record operativi più semplici per il team e più chiari per il cliente.