Cuotaro-Handbuch

1. Gesamtüberblick

Wofür Cuotaro gedacht ist

Cuotaro ist ein operativer Workspace für kleine Dienstleistungsbetriebe. Er folgt der Art, wie Arbeit tatsächlich vorankommt: Ein Kunde fragt etwas an, das Unternehmen erfasst die Anfrage, erstellt ein Angebot, plant oder erledigt den Auftrag und behält im Blick, was noch eingegangen werden muss.

Die wichtige Idee ist nicht, dass Cuotaro getrennte Module hat. Die wichtige Idee ist, dass jeder Datensatz Kontext weiterträgt. Kundeninformationen stützen die Anfrage; die Anfrage kann das Angebot stützen; das angenommene Angebot kann den Auftrag stützen; und Auftrag oder Angebot können den Zahlungsdatensatz stützen.

Nutzen Sie Cuotaro als den Ort, an dem tägliche Arbeit verlässlich wird. Anrufe, E-Mails, WhatsApp-Nachrichten, Notizen, Dateien, Angebots-PDFs, Auftragsstatus, Erinnerungen und Zahlungsnachverfolgung bleiben mit dem Kunden verbunden, statt über Postfächer, Tabellen und Gedächtnis verstreut zu sein.

Cuotaro ist bewusst fokussierter als ein vollständiges CRM, Buchhaltungssystem, ERP oder eine Field-Service-Suite. Ziel ist es, den operativen Ablauf klar, schnell aktualisierbar und während des Arbeitstags leicht lesbar zu halten.

Um den Kontext zu erhalten, schützt Cuotaro verknüpfte Datensätze. Kunden, Anfragen, Angebote und Aufträge können nicht gelöscht werden, solange andere Datensätze von ihnen abhängen; Zahlungen und Dateien können bei Bedarf entfernt werden.

2. Täglicher Ablauf

Ein praktischer Arbeitsrhythmus

Ein typischer Tag beginnt mit Überblick. Öffnen Sie zuerst das Dashboard und prüfen Sie offene Anfragen, Angebote mit ausstehender Entscheidung, heute fällige Aufträge, ausstehende Zahlungen, Erinnerungen und aktuelle Aktivitäten. So erhält das Team eine praktische Arbeitsreihenfolge, bevor neue Unterbrechungen eintreffen.

1. Wenn ein Kunde das Unternehmen kontaktiert, erstellen oder öffnen Sie den Kundendatensatz, bevor Details verloren gehen.
2. Erfassen Sie die Anfrage mit Bedarf, Quelle, Dringlichkeit, Einsatzadresse, Notizen und dem erwarteten nächsten Schritt.
3. Lassen Sie die Anfrage offen, solange noch Informationen fehlen: Fotos, Maße, Prüfanmerkungen, Kundenfreigabe oder interne Prüfung.
4. Erstellen Sie das Angebot, wenn die Arbeit bepreist werden kann. Fügen Sie Positionen, Rabatte, Steuern, Kundennotizen und interne Notizen hinzu.
5. Senden Sie das Angebots-PDF aus Cuotaro und nutzen Sie anschließend Status und Erinnerungen, um die Nachverfolgung sichtbar zu halten.
6. Wenn die Arbeit angenommen wurde, erstellen oder aktualisieren Sie den Auftrag mit Termin, zugewiesenem Benutzer, Einsatzadresse, Checkliste, Dateien und Abschlussnotizen.
7. Erfassen Sie erwartete Zahlung, Fälligkeitsdatum, Zahlungsdatum, Rückerstattung oder Unbezahlt-Markierung, damit die Einzugsarbeit nach Abschluss des Auftrags sichtbar bleibt.
8. Nutzen Sie Aktivitätsverlauf, globale Suche, Filter, Schlagworte und Kundencodes, um den Kontext schnell wiederzufinden, wenn der Kunde erneut anruft.

Diese Abfolge ist flexibel. Manche Unternehmen beginnen mit einem Angebot, andere erstellen direkt einen Auftrag, und manche nutzen Zahlungen nur zur operativen Kontrolle. Bewährt ist, in jedem Schritt genug Kontext zu behalten, damit die nächste Person versteht, was passiert ist und was als Nächstes passieren soll.

3. Übersicht

Das tägliche Kontrollpanel

Das Dashboard ist der Ausgangspunkt für operative Entscheidungen. Es liest den gesamten Workspace und zeigt Kunden, offene Anfragen, wartende Angebote, heute fällige Aufträge, ausstehende Zahlungen, Erinnerungen und aktuelle Aktivitäten.

Nutzen Sie es zu Beginn des Tages und erneut nach arbeitsreichen Phasen. Das Dashboard soll die Detailansichten nicht ersetzen; es zeigt, wohin Sie als Nächstes gehen sollten. Ein Angebot mit Nachfassbedarf, ein heute fälliger Auftrag, eine ausstehende Zahlung oder eine überfällige Erinnerung sollte Sie zum Datensatz führen, der Aktion braucht.

Aktuelle Aktivitäten sind besonders in Teams nützlich. Sie zeigen schnell, was sich geändert hat, wer am Ablauf gearbeitet hat und welche Kundendatensätze vorangekommen sind.

4. Kunden

Wohin die Arbeit gehört

Der Kundendatensatz ist der Anker des gesamten Ablaufs. Ein Kunde kann eine Person oder ein Unternehmen sein; der Datensatz speichert Kontaktdaten, Website, steuerliche Kennung, Adresse, Schlagworte, Notizen und Aktivitätsverlauf. Die Bezeichnung der steuerlichen Kennung kommt aus den Einstellungen und kann daher als Tax ID, NIF, RUT oder mit dem im Workspace verwendeten Begriff erscheinen.

Erstellen Sie den Kunden möglichst vor den operativen Datensätzen. So bleiben Anfragen, Angebote, Aufträge, Dateien, Nachrichten und Zahlungen von Anfang an am richtigen Ort.

Nutzen Sie Kundennotizen für stabilen Kontext: Zugangshinweise, Präferenzen, kommerzielle Hinweise, bevorzugte Kontaktmethode, Abrechnungskommentare oder alles, was das Team vor dem Handeln wissen sollte. Nutzen Sie Anfrage-, Angebots- und Auftragsnotizen für Details dieser konkreten Arbeit.

Schlagworte helfen, die Kundenliste zu segmentieren und spätere Filter zu erleichtern. Sie können Geschäftsart, Priorität, Servicekategorie, Region, VIP-Status oder jede Klassifizierung Ihres Teams abbilden. Geben Sie Schlagworte durch Kommas getrennt ein, damit sie suchbar und wiederverwendbar bleiben.

Aus dem Kundendatensatz können Sie anrufen, WhatsApp öffnen, SMS senden, die Adresse in Google Maps öffnen, die Website besuchen, eine Nachricht vorbereiten, Kundendateien anhängen und eine Zahlung für diesen Kunden starten. Kundencodes helfen, Datensätze bei wachsender Liste konsistent zu identifizieren.

5. Anfragen

Den Bedarf erfassen, bevor er unklar wird

Eine Anfrage ist die erste strukturierte Beschreibung möglicher Arbeit. Nutzen Sie sie, wenn der Kunde Service anfragt, ein Problem meldet, einen Besuch benötigt, ein Angebot wünscht oder Informationen sendet, die noch bewertet werden müssen.

Die Anfrage ist der Ort für frühe Unklarheit. Erfassen Sie Quelle, Einsatzadresse, Dringlichkeit, Wunschdatum oder Wunschzeit, Beschreibung, interne Notizen und den nächsten Schritt. So bleibt die Auftragsliste sauber, weil nicht freigegebene oder noch nicht bepreiste Arbeit nicht mit angenommenen Verpflichtungen vermischt wird.

Anfragen sind nützlich, wenn das Unternehmen noch Fotos, Maße, technische Prüfungen, Bestandsbestätigung, Kartenposition, Kundenfreigabe oder interne Prüfung benötigt. Sobald die Anfrage klar ist, kann sie Grundlage für ein Angebot oder, wenn keine Bepreisung nötig ist, für einen Auftrag werden.

Nutzen Sie den Anfragestatus als operatives Signal. Eine Anfrage kann je nach Stand neu, in Prüfung, angebotsbereit, angeboten, angenommen, abgelehnt oder geschlossen sein. Ziel ist, dass jedes Teammitglied die Anfrage öffnen und die nächste Aktion verstehen kann, ohne die Unterhaltung neu aufzubauen.

Mehr Kontext zu diesem Bereich bietet die Seite Serviceanfragen verwalten.

6. Angebote

Die Anfrage in ein kundenfertiges Angebot verwandeln

Ein Angebot ist die kommerzielle Antwort auf eine klare Anfrage. Es sollte erklären, was vorgeschlagen wird, wie es bepreist ist und was der Kunde freigeben muss, bevor die Arbeit zum Auftrag wird.

Angebote enthalten Positionen mit Mengen, Einzelpreisen, Rabatten, dem ausgewählten indirekten Steuersatz, Notizen und Summen. Der erste in den Einstellungen konfigurierte indirekte Steuersatz wird standardmäßig für neue Angebotspositionen verwendet. Das PDF folgt den Steuerbezeichnungen, der Steueraufschlüsselung, dem Datumsformat und dem Geldformat aus den Einstellungen, einschließlich Symbolposition, Trennzeichen und Dezimalstellen.

Nutzen Sie Kundennotizen für Text, der im kundenorientierten PDF oder in der Nachricht erscheinen soll. Nutzen Sie interne Notizen für Margen, Lieferantenkommentare, Verhandlungskontext oder alles, was im Team bleiben soll.

Beim Versand eines Angebots per E-Mail hängt Cuotaro standardmäßig das Angebots-PDF an, kann ausgewählte Kundendateien einschließen und nutzt den gewählten Absender als Antwortadresse, damit der Kunde dem Benutzer oder der Firma antworten kann.

Ein Angebot sollte keine Sackgasse werden. Halten Sie den Status aktuell, erstellen Sie Erinnerungen zum Nachfassen und verschieben Sie genehmigte Arbeit in den Auftragsbereich, wenn der Kunde annimmt. Abgelehnte oder abgelaufene Angebote bleiben nützlich, weil sie die kommerzielle Historie dieses Kunden bewahren.

7. Aufträge

Die auszuführende Arbeit verwalten

Ein Auftrag ist eine operative Verpflichtung. Er steht für Arbeit, die geplant, zugewiesen, ausgeführt, geprüft, abgeschlossen, storniert oder überprüft werden muss.

Erstellen Sie den Auftrag aus der Anfrage oder dem Angebot, wenn dieser Kontext vorhanden ist. So bleiben Kunde, Anfrage, Angebot, Einsatzadresse, Notizen und Dateien nahe an der Arbeit. Wenn das Unternehmen Arbeit erhält, die kein Angebot benötigt, kann ein Auftrag auch direkt erstellt werden.

Nutzen Sie Status und Daten, um die Auftragsliste lesbar zu machen: geplant, in Arbeit, abgeschlossen, storniert oder jeder im Workspace verfügbare Status. Geplantes Datum, Startzeit, Endzeit, zugewiesener Benutzer, Checkliste, interne Notizen und Abschlussnotizen helfen dem Team zu verstehen, was vor Ort passieren muss und was nach dem Besuch passiert ist.

Aus einem Auftrag können Sie die Einsatzadresse in Google Maps öffnen, dem Kunden eine Nachricht senden, Dateien anhängen und eine verknüpfte Zahlung erstellen. So bleiben Außendienst, Kundenkommunikation, Dokumentation und Zahlungsnachverfolgung verbunden.

Wenn der Auftrag abgeschlossen ist, aktualisieren Sie Abschlussnotizen und Zahlungsstatus so bald wie möglich. An diesem Punkt wird operative Arbeit oft zur Einzugsarbeit; daher sollte der Zahlungsdatensatz nicht auf später verschoben werden, wenn noch ein Betrag offen ist.

8. Erinnerungen

Die nächste Aktion sichtbar halten

Erinnerungen schützen den operativen Ablauf vor Unterbrechungen. Nutzen Sie sie für Angebotsnachfassaktionen, Kundenanrufe, Besuche, Zahlungsprüfungen, Verlängerungen, Dokumentenanfragen, interne Prüfungen und Teamaufgaben.

Eine gute Erinnerung macht die nächste Aktion offensichtlich. Verknüpfen Sie sie mit dem Kunden und, wenn möglich, mit der Anfrage, dem Angebot, dem Auftrag oder der Zahlung, die erklärt, warum die Erinnerung existiert.

E-Mail-Erinnerungen werden an das zugewiesene Mitglied gesendet und schützen wichtige Nachfassaktionen, auch wenn dieser Benutzer die App gerade nicht geöffnet hat.

Nutzen Sie Erinnerungen, statt sich auf das Gedächtnis zu verlassen. Sie sind besonders wertvoll nach dem Versand von Angeboten, vor geplanten Aufträgen, nach unvollständigen Besuchen und wenn ein Zahlungsfälligkeitsdatum näher rückt.

9. Zahlungen

Kontrollieren, was noch einzuziehen ist

Der Zahlungsbereich ist eine operative Kontrollschicht. Er erfasst erwartete Zahlungseingänge, eingegangene Beträge, Rückerstattungen und Beträge, die schließlich als unbezahlt gelten. Er ersetzt keine gesetzliche Rechnungsstellung, Steuerkonformität oder Buchhaltung.

Verknüpfen Sie Zahlungen mit dem Kunden und, wenn relevant, mit dem Angebot oder Auftrag, der den Betrag erzeugt hat. So lässt sich leichter verstehen, warum der Betrag existiert und zu welcher Arbeit er gehört.

Eine Zahlung gilt erst dann als eingegangen, wenn sie ein Zahlungsdatum hat. Das Fälligkeitsdatum zeigt, was eingegangen werden soll, das Zahlungsdatum zeigt, was eingegangen wurde, negative Beträge können Rückerstattungen darstellen, und das Unbezahlt-Kästchen markiert Beträge, die nicht mehr als erwartete Zahlungseingänge erscheinen sollen.

Zahlungsbeträge verwenden die in den Einstellungen konfigurierte Dezimalgenauigkeit und Trennzeichen. Nutzen Sie Zahlungsnotizen, um praktischen Einzugskontext festzuhalten, etwa Überweisungsreferenzen, Erklärungen zu Teilzahlungen oder warum ein Betrag als unbezahlt markiert wurde.

10. Dateien

Nachweise und Dokumente am Kontext halten

Dateien sind das unterstützende Material rund um den Ablauf. Nutzen Sie sie für Fotos, Dokumente, unterschriebenes Material, technische Referenzen, Liefernachweise, Problemnachweise und alles, was erklärt, was angefragt, angeboten, erledigt oder bezahlt wurde.

Dateien können mit Kunden, Anfragen, Angeboten, Aufträgen und Zahlungen verknüpft werden. Wählen Sie den Ort, der die Datei am besten erklärt. Ein allgemeiner Vertrag kann zum Kunden gehören; Inspektionsfotos zur Anfrage; eine unterschriebene Annahme zum Angebot; Abschlussfotos zum Auftrag; und Einzugsnachweise zur Zahlung.

Kundendateien können auch an Kundennachrichten und Angebots-E-Mails angehängt werden, wenn sie nützlichen Kontext liefern, etwa Kataloge, technische Datenblätter, Fotos oder kommerzielle Dokumente.

Speicherlimits hängen vom aktiven Plan ab, und der CSV-Export bleibt der garantierte Weg, um strukturierte Workspace-Daten wiederherzustellen.

11. Vorlagen

Wiederholte Kommunikation einheitlich machen

Vorlagen helfen dem Team, schneller zu kommunizieren, ohne jedes Mal dieselbe Nachricht neu zu schreiben. Sie sind für Kunden, Anfragen, Angebote, Aufträge und Zahlungen verfügbar, und jeder Nachrichteneditor zeigt die Vorlagen, die zum aktuellen Bereich passen.

Nutzen Sie Vorlagen für häufige Situationen: eine neue Anfrage bestätigen, fehlende Informationen anfordern, ein Angebot senden, einen geplanten Auftrag bestätigen, nach einem Besuch nachfassen, Zahlung anfordern oder nächste Schritte mitteilen.

Jeder Vorlagentyp kann genau eine Standardvorlage haben. Wenn eine Standardvorlage gewählt ist, nutzt der Nachrichteneditor sie für diesen Typ zuerst.

Variablen erlauben Cuotaro, Nachrichtenteile mit Workspace-, Kunden-, Anfrage-, Angebots-, Auftrags- oder Zahlungsinformationen zu füllen. E-Mail kann Anhänge enthalten, wo verfügbar; WhatsApp, SMS und Zwischenablage verwenden nur den Nachrichtentext.

Die besten Vorlagen sind professionell und praktisch. Sie sollten dem Kunden die nächste Aktion, die relevante Referenz und eine klare Antwortmöglichkeit geben.

12. Pläne und Abrechnung

Planlimits und Selbstverwaltung der Abrechnung

Nur der Workspace-Eigentümer kann auf Pläne und Abrechnungsverwaltung zugreifen. Der Plan steuert Limits wie Benutzer, Datensätze, Speicher und Zugriff auf Abonnementfunktionen.

Wenn ein Limit erreicht ist, blockiert Cuotaro die Aktion, die den Plan überschreiten würde, und hält bestehende Daten zugänglich. Das Team kann also weiterhin den operativen Verlauf einsehen, während der Eigentümer entscheidet, ob der Plan angepasst oder Daten bereinigt werden.

Das Abrechnungsportal ermöglicht dem Eigentümer, Abonnement, Kündigung, Abrechnungsdaten und Zahlungsmethoden zu verwalten.

13. Einstellungen und Benutzer

Die operativen Regeln des Workspace konfigurieren

Einstellungen definieren, wie sich der Workspace verhält und wie kundenorientierte Dokumente aussehen. Dazu gehören Firmenname, Kontaktdaten, Logo, Geschäftskategorie, Bezeichnung der Steuer-ID, Name der indirekten Steuer, drei indirekte Steuersätze, Geldformat, Zeitzone, Datumsformat und Sprache.

Das Geldformat umfasst Symbol, Symbolposition, Tausendertrennzeichen, Dezimaltrennzeichen und Dezimalgenauigkeit für Mengen, Einzelpreise und Beträge. Diese Werte beeinflussen, wie Angebote, PDFs, Zahlungen und Summen angezeigt werden.

Neue Workspaces erhalten Steuer-, Geld-, Zeitzonen- und Datumswerte anhand des bei der Kontoerstellung gewählten Landes; der Eigentümer kann sie später in den Einstellungen anpassen.

Nur der Eigentümer kann Benutzer verwalten und die Kontolöschung anfordern. Mitglieder arbeiten im selben Workspace und erstellen kein unabhängiges Konto.

Prüfen Sie die Einstellungen vor der täglichen Nutzung. Ein korrektes Logo, eine korrekte steuerliche Bezeichnung, Steuername, Steuersätze, Datumsformat, Geldformat und Zeitzone machen Angebote und operative Datensätze für das Team einfacher und für den Kunden klarer.