Cuotaro-Handbuch

1. Globale Sicht

Wofür Cuotaro da ist

Cuotaro ist eine Arbeitsmanagement-App für Dienstleistungsunternehmen. Es verwandelt Kundengespräche in organisierte Anfragen, Angebote, Aufträge, Zahlungen, Erinnerungen, Dateien, Vorlagen und Folgeaktionen.

Die App hält den kommerziellen und täglichen Arbeitsablauf an einem Ort. Sie können einen Kunden registrieren, erfassen, was er benötigt, ein Angebot erstellen, das PDF per E-Mail versenden, akzeptierte Arbeiten in einen Auftrag umwandeln, Zahlungen aufzeichnen, zugehörige Dateien speichern und die nächste Aktion sichtbar halten.

Cuotaro ist kein gewöhnliches Notizbuch. Jeder Bereich hat eine klare Rolle in der Customer Journey, sodass der Arbeitsbereich auch dann praktisch bleibt, wenn Kunden, Angebote und Aufträge wachsen.

Um den Kontext zu bewahren, schützt Cuotaro verknüpfte Datensätze. Kunden, Anfragen, Angebote und Aufträge können nicht gelöscht werden, solange andere Datensätze noch von ihnen abhängen; Zahlungen und Dateien können bei Bedarf entfernt werden.

2. Täglicher Arbeitsablauf

Eine einfache Möglichkeit, Cuotaro jeden Tag zu verwenden

1. Erstellen oder öffnen Sie den Kundendatensatz.
2. Fügen Sie eine Anfrage mit dem Bedarf des Kunden, der Dringlichkeit, der Serviceadresse, Notizen und dem erwarteten nächsten Schritt hinzu.
3. Erstellen Sie aus der Anfrage ein Angebot, wenn genügend Informationen für die Preisgestaltung der Arbeit vorliegen.
4. Senden Sie das Angebot per E-Mail mit dem PDF-Anhang und halten Sie das Gespräch mit dem Kunden in Verbindung.
5. Wandeln Sie die akzeptierte Arbeit in einen Auftrag um und verfolgen Sie ihren Status bis zur Fertigstellung.
6. Erfassen Sie Zahlungstermine, Inkasso, Rückerstattungen und unbezahlte Beträge.
7. Erstellen Sie Erinnerungen für interne Nachverfolgungen, Anrufe, Besuche, Verlängerungen, Zahlungsschecks oder Angebotsüberprüfungen.
8. Hängen Sie Dateien an, wenn diese zur Erläuterung der Arbeit dienen oder dokumentieren, was geliefert wurde.

3. Dashboard

Ihr Ausgangspunkt

Das Dashboard zeigt den aktuellen Status des Arbeitsbereichs: Kunden, offene Anfragen, wartende Angebote, heute fällige Aufträge, ausstehende Zahlungen, Erinnerungen und aktuelle Aktivitäten.

Verwenden Sie es zu Beginn des Tages, um zu entscheiden, was zuerst Aufmerksamkeit erfordert. Aktionswarteschlange, Heute, Angebote und Zahlung zeigen die Arbeit an, für die die nächste Entscheidung erforderlich ist.

4. Kunden

Der Kundendatensatz

Der Kunde steht im Mittelpunkt der App. Bei einem Kunden kann es sich um eine Einzelperson oder ein Unternehmen handeln. Im Datensatz werden Kontaktdaten, Website, Steuernummer, Adresse, Tags, Notizen und der Aktivitätsverlauf gespeichert.

Verwenden Sie Tags, um Kunden zu filtern, Segmente zu erkennen und relevantere Nachrichtenvorlagen vorzubereiten. Geben Sie Tags durch Kommas getrennt ein, damit sie durchsuchbar und wiederverwendbar bleiben.

Von einem Kundendatensatz aus können Sie anrufen, WhatsApp öffnen, SMS senden, die Adresse in Google Maps öffnen, eine Nachricht vorbereiten, Kundendateien anhängen und eine Zahlung für diesen Kunden veranlassen. Kundencodes helfen dabei, Datensätze konsistent zu identifizieren, wenn die Liste wächst.

5. Anfragen

Erfassen Sie, was der Kunde verlangt

Eine Anfrage ist die erste strukturierte Beschreibung einer möglichen Stelle. Verwenden Sie es für Leads, Serviceanforderungen, Termine für Besuche, zu prüfende Probleme oder Arbeiten, für die noch ein Angebot erforderlich ist.

Durch Anfragen werden erste Gespräche von endgültigen Aufträgen getrennt. Sie sind besonders nützlich, wenn Sie vor der Erstellung eines Angebots noch Fotos, Maße, technische Prüfungen, Kundenbestätigungen, eine zugeordnete Serviceadresse oder eine Nachricht benötigen.

6. Angebote

Vorschläge vorbereiten und versenden

Angebote wandeln die Kundenanfrage in Preiszeilen mit Mengen, Einzelpreisen, Rabatten, Steuern, Notizen und Gesamtbeträgen um. Das PDF folgt dem in den Einstellungen konfigurierten Geldformat, einschließlich Symbolposition, Trennzeichen und Dezimalgenauigkeit.

Beim Versenden eines Angebots per E-Mail hängt Cuotaro standardmäßig das Angebots-PDF an, kann ausgewählte Kundendateien einschließen und verwendet den ausgewählten Absender als Antwortadresse, sodass der Kunde entweder dem Benutzer oder dem Unternehmen antworten kann.

7. Aufträge

Verfolgen Sie angenommene oder geplante Arbeiten

Aufträge stellen Arbeiten dar, die erledigt werden müssen, erledigt werden oder bereits abgeschlossen sind. Verwenden Sie Status und Datum, um die Auftrag-Pipeline übersichtlich zu halten.

Eine saubere Auftragsliste trennt tatsächliche Zusagen von Anfragen, die noch geprüft werden, oder Angeboten, die auf Genehmigung warten. Von einem Auftrag aus können Sie die Serviceadresse in Google Maps öffnen, dem Kunden eine Nachricht senden und eine verknüpfte Zahlung erstellen.

8. Erinnerungen

Verlieren Sie nicht die nächste Aktion

Erinnerungen sind interne Benachrichtigungen für Folgeanfragen, Anrufe, Besuche, Zahlungsschecks, Angebotsüberprüfungen, Verlängerungen und Teamaufgaben. Sie können mit dem Kundenkontext verknüpft werden, sodass der Grund für die Erinnerung klar ist.

E-Mail-Erinnerungen werden an das zugewiesene Mitglied gesendet und tragen dazu bei, wichtige Follow-ups zu schützen, auch wenn dieser Benutzer gerade nicht auf die App schaut.

9. Zahlungen

Kontrollieren Sie, was gesammelt werden muss

Im Bereich Zahlungen werden erwartete Einzüge, eingezogene Beträge, Rückerstattungen und Beträge, die endgültig als unbezahlt gelten, erfasst. Für Zahlungsbeträge werden die in den Einstellungen konfigurierten Dezimalgenauigkeiten und Trennzeichen verwendet.

Eine Zahlung gilt erst dann als eingezogen, wenn ein Zahlungsdatum vorliegt. Negative Beträge können für Rückerstattungen verwendet werden, und das Kontrollkästchen „Nicht bezahlt“ markiert Beträge, die nicht mehr als erwartete Einzüge erscheinen sollten.

10. Dateien

Bewahren Sie Belege in der Nähe der Arbeit auf

Dateien sind nützlich für Fotos, Dokumente, unterzeichnetes Material, Referenzen, Liefernachweise und alles, was einen Kundenauftrag erklärt oder unterstützt.

Dateien können mit Kunden, Anfragen, Angeboten, Aufträgen und Zahlungen verknüpft werden. Kundendateien können auch an Kundennachrichten und Angebots-E-Mails angehängt werden, wenn sie nützlichen Kontext hinzufügen, z. B. Kataloge, technische Datenblätter, Fotos oder kommerzielle Dokumente.

Die Speichergrenzen hängen vom aktiven Plan ab und der CSV-Export bleibt als garantierte Möglichkeit zur Wiederherstellung strukturierter Arbeitsbereichsdaten verfügbar.

11. Vorlagen

Schreiben Sie häufige Nachrichten schneller

Vorlagen speichern wiederverwendbare Nachrichten für Kunden, Anfragen, Angebote, Aufträge und Zahlungen. Jeder Nachrichtenkomponist zeigt die Vorlagen an, die zum aktuellen Bereich passen.

Jeder Vorlagentyp kann eine Standardvorlage haben. Wenn ein Standardwert ausgewählt ist, verwendet der Nachrichtenersteller ihn zuerst für diesen Typ.

Mithilfe von Variablen kann Cuotaro Teile der Nachricht mit Arbeitsbereichs-, Kunden-, Anfrage-, Angebots-, Auftrags- oder Zahlungsdaten füllen. E-Mails können, sofern verfügbar, Anhänge enthalten, während WhatsApp-, SMS- und Zwischenablageaktionen nur den Nachrichtentext verwenden.

12. Pläne und Abrechnung

Planlimits und Abrechnungsverwaltung

Nur der Workspace-Inhaber hat Zugriff auf Pläne und die Abrechnungsverwaltung. Der Plan kontrolliert Beschränkungen wie Benutzer, Datensätze, Speicher und Zugriff auf kostenpflichtige Funktionen.

Wenn ein Limit erreicht ist, blockiert Cuotaro die Aktion, die den Plan überschreiten würde, und hält die vorhandenen Daten zugänglich. Über das Abrechnungsportal kann der Eigentümer Stornierungen, Rechnungsdetails und Zahlungsmethoden verwalten.

13. Einstellungen und Benutzer

Arbeitsbereichskonfiguration

Die Einstellungen definieren den Firmennamen, die Kontaktdaten, das Logo, die Unternehmenskategorie, den Steuersatz, das Geldformat, die Zeitzone, das Datumsformat und die vom Arbeitsbereich verwendete Sprache. Das Geldformat umfasst das Symbol, die Symbolposition, das Tausendertrennzeichen, das Dezimaltrennzeichen und die Dezimalgenauigkeit für Mengen, Stückpreise und Beträge.

Nur der Eigentümer kann Benutzer verwalten und den Arbeitsbereich abbestellen. Mitgliedsbenutzer arbeiten im selben Arbeitsbereich und erstellen kein neues unabhängiges Konto.