Manuel Cuotaro

1. Vue d'ensemble

À quoi sert Cuotaro

Cuotaro est une application de gestion du travail pour entreprises de services. Elle transforme les échanges client en demandes, devis, interventions, encaissements, rappels, fichiers, modèles et actions de relance.

L'application garde le parcours commercial et opérationnel au même endroit. Vous pouvez enregistrer un client, noter son besoin, préparer un devis, envoyer le PDF par e-mail, convertir le service accepté en intervention, enregistrer les encaissements, stocker les fichiers liés et garder la prochaine action visible.

Cuotaro n'est pas un carnet générique. Chaque zone a un rôle précis dans le parcours client, afin que l'espace reste pratique lorsque clients, devis et interventions augmentent.

Pour préserver le contexte, Cuotaro protège les fiches liées. Clients, demandes, devis et interventions ne peuvent pas être supprimés tant que d'autres éléments en dépendent ; les encaissements et fichiers peuvent être supprimés si nécessaire.

2. Processus quotidien

Une façon simple d'utiliser Cuotaro chaque jour

1. Créez ou ouvrez la fiche client.
2. Ajoutez une demande avec le besoin du client, l'urgence, l'adresse d'intervention, les notes et la prochaine action prévue.
3. Créez un devis depuis la demande lorsque vous disposez d'assez d'informations pour chiffrer le service.
4. Envoyez le devis par e-mail avec le PDF en pièce jointe et gardez l'échange relié au client.
5. Convertissez le service accepté en intervention et suivez son statut jusqu'à la clôture.
6. Enregistrez échéances, encaissements, remboursements et montants non encaissés.
7. Créez des rappels pour relances internes, appels, visites, renouvellements, vérifications d'encaissement ou revue de devis.
8. Ajoutez des fichiers lorsqu'ils expliquent le travail ou documentent ce qui a été livré.

3. Tableau de bord

Votre point de départ

Le tableau de bord montre l'état actuel de l'espace : clients, demandes ouvertes, devis en attente, interventions du jour, encaissements à suivre, rappels et activité récente.

Utilisez-le en début de journée pour décider ce qui mérite votre attention en premier. File d'actions, Aujourd'hui, Devis et Encaissements montrent le travail qui attend une décision.

4. Clients

La fiche client

Les clients sont au centre de l'application. Un client peut être une personne ou une entreprise, et sa fiche conserve coordonnées, site web, numéro fiscal, adresse, étiquettes, notes et historique.

Utilisez les étiquettes pour filtrer les clients, reconnaître des segments et préparer des modèles de messages plus pertinents. Saisissez-les séparées par des virgules pour les garder recherchables et réutilisables.

Depuis une fiche client, vous pouvez appeler, ouvrir WhatsApp, envoyer un SMS, ouvrir l'adresse dans Google Maps, préparer un message, joindre des fichiers et créer un encaissement. Les codes client aident à identifier les fiches lorsque la liste grandit.

5. Demandes

Enregistrer ce que demande le client

Une demande est la première description structurée d'une possible intervention. Utilisez-la pour un contact intéressé, un besoin de service, une visite à planifier, un problème à examiner ou un travail qui nécessite encore un devis.

Les demandes séparent les premières conversations des interventions définitives. Elles sont utiles lorsqu'il faut encore des photos, mesures, vérifications techniques, confirmations client, une adresse sur la carte ou un message avant de préparer le devis.

6. Devis

Préparer et envoyer des devis

Les devis transforment la demande client en lignes chiffrées avec quantités, prix unitaires, remises, taxes, notes et totaux. Le PDF respecte le format monétaire configuré dans Paramètres, y compris position du symbole, séparateurs et décimales.

Lors de l'envoi d'un devis par e-mail, Cuotaro joint le PDF par défaut, peut inclure les fichiers client sélectionnés et utilise l'expéditeur choisi comme adresse de réponse.

7. Interventions

Suivre les interventions acceptées ou planifiées

Les interventions représentent les services à réaliser, en cours ou déjà terminés. Utilisez statuts et dates pour garder une liste claire.

Une liste d'interventions claire sépare les engagements réels des demandes encore en évaluation ou des devis en attente d'accord. Depuis une intervention, vous pouvez ouvrir l'adresse dans Google Maps, écrire au client et créer un encaissement lié.

8. Rappels

Ne perdez pas la prochaine action

Les rappels sont des alertes internes pour relances, appels, visites, vérifications d'encaissement, revues de devis, renouvellements et interventions d'équipe. Ils peuvent être liés au contexte client pour garder le motif clair.

Les rappels par e-mail sont envoyés à la personne assignée et protègent les relances importantes même lorsqu'elle ne consulte pas l'application.

9. Encaissements

Suivre ce qui reste à encaisser

L'espace Encaissements enregistre montants attendus, montants encaissés, remboursements et montants finalement considérés comme non encaissés. Les montants utilisent les décimales et séparateurs configurés dans Paramètres.

Un encaissement n'est considéré comme réalisé que lorsqu'il possède une date d'encaissement. Les montants négatifs peuvent servir aux remboursements, et la case non encaissé marque les montants qui ne doivent plus apparaître comme attendus.

10. Fichiers

Garder les documents près de l'intervention

Les fichiers servent aux photos, documents, éléments signés, références, preuves de livraison et à tout ce qui explique ou appuie une intervention client.

Les fichiers peuvent être liés à des clients, demandes, devis, interventions et encaissements. Les fichiers client peuvent aussi être joints aux messages et e-mails de devis lorsqu'ils ajoutent du contexte, comme catalogues, fiches techniques, photos ou documents commerciaux.

Les limites de stockage dépendent du plan actif, et l'export CSV reste disponible comme moyen garanti de récupérer les données structurées de l'espace.

11. Modèles

Rédiger plus vite les messages habituels

Les modèles enregistrent des messages réutilisables pour Clients, Demandes, Devis, Interventions et Encaissements. Chaque éditeur affiche les modèles correspondant à la zone en cours.

Chaque type de modèle peut avoir un modèle par défaut. Lorsqu'il est sélectionné, l'éditeur de message l'utilise en premier pour ce type.

Les variables permettent à Cuotaro de compléter le message avec les données de l'espace, du client, de la demande, du devis, de l'intervention ou de l'encaissement. L'e-mail peut inclure des pièces jointes quand elles sont disponibles ; WhatsApp, SMS et copie presse-papiers utilisent uniquement le texte.

12. Plans et facturation

Limites du plan et gestion de la facturation

Seul le propriétaire de l'espace peut accéder aux plans et à la facturation. Le plan contrôle les limites comme utilisateurs, enregistrements, stockage et accès aux fonctions payantes.

Lorsqu'une limite est atteinte, Cuotaro bloque l'action qui dépasserait le plan tout en gardant les données existantes accessibles. Le portail de facturation permet au propriétaire de gérer résiliation, informations de facturation et moyens de paiement.

13. Paramètres et utilisateurs

Configuration de l'espace

Les paramètres définissent nom de l'entreprise, coordonnées, logo, catégorie d'activité, taux de taxe, format monétaire, fuseau horaire, format de date et langue de l'espace. Le format monétaire comprend symbole, position du symbole, séparateur de milliers, séparateur décimal et précision des quantités, prix unitaires et montants.

Seul le propriétaire peut gérer les utilisateurs et résilier l'espace. Les membres travaillent dans le même espace et ne créent pas de compte indépendant.