Manuel Cuotaro

1. Vue globale

À quoi sert Cuotaro

Cuotaro est un workspace opérationnel pour les petites entreprises de services. Il suit la manière dont le travail avance réellement : un client demande quelque chose, l'entreprise enregistre la demande, prépare un devis, planifie ou termine l'intervention, puis suit ce qui reste à encaisser.

L'idée importante n'est pas que Cuotaro ait des modules séparés. L'idée importante est que chaque enregistrement transmet le contexte à l'étape suivante. Les informations client soutiennent la demande ; la demande peut soutenir le devis ; le devis accepté peut soutenir l'intervention ; et l'intervention ou le devis peuvent soutenir le paiement.

Utilisez Cuotaro comme l'endroit où le travail quotidien devient fiable. Appels, e-mails, messages WhatsApp, notes, fichiers, PDF de devis, statut des interventions, rappels et suivi des paiements restent reliés au client au lieu d'être dispersés entre boîtes de réception, feuilles de calcul et mémoire.

Cuotaro est volontairement plus ciblé qu'un CRM complet, un système comptable, un ERP ou une suite de gestion de services. Son objectif est de garder le flux opérationnel clair, rapide à mettre à jour et facile à lire pendant la journée.

Pour préserver le contexte, Cuotaro protège les enregistrements liés. Les clients, demandes, devis et travaux ne peuvent pas être supprimés tant que d'autres enregistrements en dépendent; les paiements et fichiers peuvent être retirés si nécessaire.

2. Flux quotidien

Un rythme opérationnel pratique

Une journée type commence par la visibilité. Ouvrez d'abord le dashboard, puis vérifiez les demandes ouvertes, les devis en attente de décision, les interventions prévues aujourd'hui, les encaissements à suivre, les rappels et l'activité récente. Cela donne à l'équipe un ordre de travail pratique avant l'arrivée de nouvelles interruptions.

1. Lorsqu'un client contacte l'entreprise, créez ou ouvrez sa fiche avant que les détails ne se perdent.
2. Enregistrez la demande avec le besoin, l'origine, l'urgence, l'adresse d'intervention, les notes et la prochaine étape prévue.
3. Gardez la demande ouverte tant qu'il manque des informations : photos, mesures, notes d'inspection, accord du client ou validation interne.
4. Créez le devis lorsque le travail peut être chiffré. Ajoutez les lignes, remises, taxes, notes client et notes internes.
5. Envoyez le PDF du devis depuis Cuotaro, puis utilisez le statut et les rappels pour garder le suivi visible.
6. Lorsque le travail est accepté, créez ou mettez à jour l'intervention avec le planning, l'utilisateur assigné, l'adresse d'intervention, la checklist, les fichiers et les notes de clôture.
7. Enregistrez le paiement attendu, l'échéance, la date de paiement, le remboursement ou le marquage impayé afin que le travail d'encaissement reste visible après la fin de l'intervention.
8. Utilisez l'historique d'activité, la recherche globale, les filtres, les étiquettes et les codes client pour retrouver rapidement le contexte lorsque le client rappelle.

Cette séquence reste flexible. Certaines entreprises commencent par un devis, d'autres créent directement une intervention, et certaines utilisent seulement les paiements pour le contrôle opérationnel. La bonne pratique consiste à garder assez de contexte à chaque étape pour que la personne suivante comprenne ce qui s'est passé et ce qui doit suivre.

3. Tableau de bord

Le panneau de contrôle quotidien

Le dashboard est le point de départ des décisions opérationnelles. Il lit l'ensemble du workspace et affiche les clients, demandes ouvertes, devis en attente, interventions prévues aujourd'hui, encaissements à suivre, rappels et activité récente.

Utilisez-le au début de la journée, puis après les périodes chargées. Le dashboard ne remplace pas les listes détaillées ; il indique où aller ensuite. Un devis à relancer, une intervention prévue aujourd'hui, un encaissement à suivre ou un rappel en retard doivent vous conduire vers l'enregistrement qui demande une action.

L'activité récente est particulièrement utile en équipe. Elle donne une vue rapide de ce qui a changé, de qui est intervenu dans le flux et des fiches client qui ont avancé.

4. Clients

Où le travail doit être rattaché

La fiche client est l'ancrage de tout le flux. Un client peut être une personne ou une entreprise, et sa fiche conserve les coordonnées, le site web, l'identifiant fiscal, l'adresse, les étiquettes, les notes et l'historique d'activité. Le libellé de l'identifiant fiscal vient des Paramètres, il peut donc apparaître comme Tax ID, NIF, RUT ou avec le terme utilisé dans le workspace.

Créez le client avant de créer des enregistrements opérationnels chaque fois que possible. Les demandes, devis, interventions, fichiers, messages et paiements restent ainsi rattachés au bon endroit dès le départ.

Utilisez les notes client pour le contexte stable : consignes d'accès, préférences, remarques commerciales, mode de contact préféré, commentaires de facturation ou tout élément que l'équipe doit connaître avant d'agir. Utilisez les notes de demande, de devis et d'intervention pour les détails de ce travail précis.

Les étiquettes aident à segmenter la liste des clients et facilitent les filtres ultérieurs. Elles peuvent représenter un type d'activité, une priorité, une catégorie de service, une région, un statut VIP ou toute classification utilisée par votre équipe. Saisissez les étiquettes séparées par des virgules pour qu'elles restent recherchables et réutilisables.

Depuis une fiche client, vous pouvez appeler, ouvrir WhatsApp, envoyer un SMS, ouvrir l'adresse dans Google Maps, visiter le site web, préparer un message, joindre des fichiers client et créer un paiement pour ce client. Les codes client aident à identifier les fiches de manière cohérente à mesure que la liste grandit.

5. Demandes

Enregistrer le besoin avant qu'il ne devienne flou

Une demande est la première description structurée d'un travail possible. Utilisez-la lorsqu'un client demande un service, signale un problème, a besoin d'une visite, demande un devis ou envoie des informations qui doivent encore être évaluées.

La demande est l'endroit où placer l'incertitude initiale. Enregistrez l'origine, l'adresse d'intervention, l'urgence, la date ou l'heure souhaitée, la description, les notes internes et la prochaine étape. La liste des interventions reste ainsi propre, car le travail non approuvé ou non chiffré n'est pas mélangé avec les engagements acceptés.

Les demandes sont utiles lorsque l'entreprise a encore besoin de photos, mesures, vérifications techniques, confirmation de stock, localisation sur carte, accord du client ou validation interne. Une fois la demande claire, elle peut servir de base à un devis ou, lorsque le chiffrage n'est pas nécessaire, à une intervention.

Utilisez le statut de la demande comme signal opérationnel. Une demande peut être nouvelle, en révision, prête à chiffrer, chiffrée, acceptée, rejetée ou fermée selon sa situation. L'objectif est que tout membre de l'équipe puisse l'ouvrir et comprendre la prochaine action sans reconstruire toute la conversation.

Pour compléter cette partie du manuel, consultez la page de suivi des demandes de service.

6. Devis

Transformer la demande en proposition prête pour le client

Un devis est la réponse commerciale à une demande claire. Il doit expliquer ce qui est proposé, comment c'est chiffré et ce que le client doit approuver avant que le travail devienne une intervention.

Les devis incluent des lignes avec quantités, prix unitaires, remises, taux de taxe indirecte sélectionné, notes et totaux. Le premier taux de taxe indirecte configuré dans les Paramètres est utilisé par défaut pour les nouvelles lignes. Le PDF respecte les libellés fiscaux, la ventilation des taxes, le format de date et le format monétaire configurés dans les Paramètres, avec position du symbole, séparateurs et précision décimale.

Utilisez les notes client pour le texte qui doit apparaître dans le PDF ou le message destiné au client. Utilisez les notes internes pour les marges, commentaires fournisseur, contexte de négociation ou tout élément qui doit rester dans l'équipe.

Lors de l'envoi d'un devis par e-mail, Cuotaro joint par défaut le PDF du devis, peut inclure des fichiers client sélectionnés et utilise l'expéditeur choisi comme adresse de réponse afin que le client réponde à l'utilisateur ou à l'entreprise.

Un devis ne doit pas devenir une impasse. Gardez son statut à jour, créez des rappels de relance et déplacez le travail approuvé vers la zone des interventions lorsque le client accepte. Les devis rejetés ou expirés restent utiles, car ils conservent l'historique commercial du client.

7. Travaux

Gérer le travail à réaliser

Une intervention est un engagement opérationnel. Elle représente un travail qui doit être planifié, assigné, exécuté, vérifié, terminé, annulé ou révisé.

Créez l'intervention depuis la demande ou le devis lorsque ce contexte existe. Le client, la demande, le devis, l'adresse d'intervention, les notes et les fichiers restent ainsi proches du travail. Si l'entreprise reçoit un travail qui ne nécessite pas de devis, une intervention peut aussi être créée directement.

Utilisez les statuts et les dates pour rendre la liste des interventions lisible : planifiée, en cours, terminée, annulée ou tout statut disponible dans le workspace. La date prévue, l'heure de début, l'heure de fin, l'utilisateur assigné, la checklist, les notes internes et les notes de clôture aident l'équipe à comprendre ce qui doit se passer sur place et ce qui s'est passé après la visite.

Depuis une intervention, vous pouvez ouvrir l'adresse dans Google Maps, envoyer un message au client, joindre des fichiers et créer un paiement lié. Le travail terrain, la communication client, la documentation et le suivi d'encaissement restent ainsi connectés.

Lorsque l'intervention est terminée, mettez à jour les notes de clôture et le statut de paiement dès que possible. C'est le moment où le travail opérationnel devient souvent un travail d'encaissement ; le paiement ne doit donc pas être laissé pour plus tard si un montant reste dû.

8. Rappels

Garder la prochaine action visible

Les rappels protègent le flux opérationnel contre les interruptions. Utilisez-les pour les relances de devis, appels client, visites, vérifications de paiement, renouvellements, demandes de documents, validations internes et interventions d'équipe.

Un bon rappel doit rendre la prochaine action évidente. Reliez-le au client et, si possible, à la demande, au devis, à l'intervention ou au paiement qui explique pourquoi ce rappel existe.

Les rappels par e-mail sont envoyés au membre assigné et protègent les suivis importants même lorsque cet utilisateur ne consulte pas l'application à ce moment précis.

Utilisez les rappels au lieu de compter sur la mémoire. Ils sont particulièrement utiles après l'envoi de devis, avant une intervention planifiée, après une visite incomplète et lorsqu'une échéance de paiement approche.

9. Paiements

Contrôler ce qui reste à encaisser

La zone Paiements est une couche de contrôle opérationnel. Elle enregistre les encaissements attendus, les montants encaissés, les remboursements et les montants finalement considérés comme impayés. Elle ne remplace pas la facturation légale, la conformité fiscale ni la comptabilité.

Reliez les paiements au client et, lorsque c'est pertinent, au devis ou à l'intervention qui a généré le montant. Il devient plus facile de comprendre pourquoi le montant existe et à quel travail il appartient.

Un paiement est considéré comme encaissé uniquement lorsqu'il possède une date de paiement. L'échéance indique ce qui doit être encaissé, la date de paiement indique ce qui a été encaissé, les montants négatifs peuvent représenter des remboursements et la case impayé marque les montants qui ne doivent plus apparaître comme encaissements attendus.

Les montants de paiement utilisent la précision décimale et les séparateurs configurés dans les Paramètres. Utilisez les notes de paiement pour enregistrer le contexte pratique d'encaissement, comme les références de virement, les explications de paiement partiel ou la raison pour laquelle un montant a été marqué impayé.

10. Fichiers

Garder les preuves et documents rattachés au contexte

Les fichiers sont le matériel d'appui autour du flux. Utilisez-les pour les photos, documents, éléments signés, références techniques, preuves de livraison, preuves d'incident et tout ce qui explique ce qui a été demandé, chiffré, réalisé ou payé.

Les fichiers peuvent être liés aux clients, demandes, devis, interventions et paiements. Choisissez l'endroit qui explique le mieux le fichier. Un contrat général peut appartenir au client ; des photos d'inspection à la demande ; une acceptation signée au devis ; des photos de clôture à l'intervention ; et une preuve d'encaissement au paiement.

Les fichiers client peuvent aussi être joints aux messages client et aux e-mails de devis lorsqu'ils ajoutent un contexte utile, comme des catalogues, fiches techniques, photos ou documents commerciaux.

Les limites de stockage dépendent du plan actif, et l'export CSV reste le moyen garanti de récupérer les données structurées du workspace.

11. Modèles

Rendre les communications répétées cohérentes

Les modèles aident l'équipe à communiquer plus vite sans réécrire le même message à chaque fois. Ils sont disponibles pour Clients, Demandes, Devis, Interventions et Paiements, et chaque compositeur affiche les modèles correspondant à la zone actuelle.

Utilisez les modèles pour les situations courantes : accuser réception d'une nouvelle demande, demander des informations manquantes, envoyer un devis, confirmer une intervention planifiée, relancer après une visite, demander un paiement ou partager les prochaines étapes.

Chaque type de modèle peut avoir un seul modèle par défaut. Lorsqu'un modèle par défaut est sélectionné, le formulaire de message l'utilise en premier pour ce type.

Les variables permettent à Cuotaro de remplir le message avec des données du workspace, client, demande, devis, travail ou paiement. L'e-mail peut inclure des pièces jointes lorsque disponibles, tandis que WhatsApp, SMS et le presse-papiers utilisent seulement le texte du message.

Les meilleurs modèles sont professionnels mais pratiques. Ils doivent donner au client la prochaine action, la référence utile et une façon claire de répondre.

12. Plans et facturation

Limites du plan et gestion autonome de la facturation

Seul le propriétaire du workspace peut accéder aux plans et à la gestion de la facturation. Le plan contrôle des limites comme les utilisateurs, les enregistrements, le stockage et l'accès aux fonctions d'abonnement.

Lorsqu'une limite est atteinte, Cuotaro bloque l'action qui dépasserait le plan et garde les données existantes accessibles. L'équipe peut donc continuer à consulter l'historique opérationnel pendant que le propriétaire décide d'ajuster le plan ou de nettoyer les données.

Le portail de facturation permet au propriétaire de gérer l'abonnement, l'annulation, les informations de facturation et les moyens de paiement.

13. Paramètres et utilisateurs

Configurer les règles opérationnelles du workspace

Les Paramètres définissent le comportement du workspace et l'apparence des documents destinés au client. Ils incluent le nom de l'entreprise, les coordonnées, le logo, la catégorie d'activité, le libellé de l'identifiant fiscal, le nom de la taxe indirecte, trois taux de taxe indirecte, le format monétaire, le fuseau horaire, le format de date et la langue.

Le format monétaire inclut le symbole, sa position, le séparateur de milliers, le séparateur décimal et la précision décimale pour les quantités, prix unitaires et montants. Ces valeurs influencent l'affichage des devis, PDF, paiements et totaux.

Les nouveaux workspaces reçoivent les valeurs fiscales, monétaires, de fuseau horaire et de date selon le pays sélectionné lors de la création du compte; le propriétaire peut ensuite les ajuster dans les Paramètres.

Seul le propriétaire peut gérer les utilisateurs et demander la suppression du compte. Les utilisateurs membres travaillent dans le même workspace et ne créent pas de compte indépendant.

Vérifiez les Paramètres avant l'utilisation quotidienne. Un logo correct, un libellé fiscal correct, le nom de la taxe, les taux de taxe, le format de date, le format monétaire et le fuseau horaire rendent les devis et les enregistrements opérationnels plus simples pour l'équipe et plus clairs pour le client.