Manual do Cuotaro

1. Visão global

Para que serve Cuotaro

Cuotaro é um aplicativo de gerenciamento de trabalho para empresas de serviços. Ele transforma as conversas com os clientes em pedidos organizadas, orçamentos, trabalhos, pagamentos, lembretes, arquivos, modelos e ações de acompanhamento.

O aplicativo mantém o fluxo de trabalho comercial e diário em um só lugar. Você pode cadastrar um cliente, capturar o que ele precisa, preparar um orçamento, enviar o PDF por e-mail, converter o trabalho aceito em um trabalho, registrar pagamentos, armazenar arquivos relacionados e manter a próxima ação visível.

Cuotaro não é um notebook genérico. Cada área tem um papel claro na jornada do cliente, de modo que o espaço de trabalho permanece prático à medida que os clientes, as orçamentos e os trabalhos aumentam.

Para preservar o contexto, Cuotaro protege os registros vinculados. Clientes, pedidos, orçamentos e trabalhos não podem ser excluídos enquanto outros registros ainda dependerem deles; pagamentos e arquivos podem ser removidos quando necessário.

2. Fluxo de trabalho diário

Uma maneira simples de usar Cuotaro todos os dias

1. Crie ou abra o registro do cliente.
2. Adicione uma pedido com a necessidade do cliente, urgência, endereço do serviço, notas e próximo passo esperado.
3. Crie uma orçamento a partir do pedido quando houver informações suficientes para precificar a obra.
4. Envie o orçamento por e-mail com o PDF anexado e mantenha a conversa vinculada ao cliente.
5. Converta o trabalho aceito em um trabalho e acompanhe seu status até a conclusão.
6. Registre datas de vencimento de pagamentos, cobranças, reembolsos e valores não pagos.
7. Crie lembretes para acompanhamentos internos, ligações, visitas, renovações, cheques de pagamento ou revisões de orçamentos.
8. Anexe arquivos quando eles ajudarem a explicar o trabalho ou documentar o que foi entregue.

3. Painel

Seu ponto de partida

O painel mostra o estado atual do espaço de trabalho: clientes, pedidos abertas, orçamentos em espera, trabalhos com vencimento hoje, pagamentos pendentes, lembretes e atividades recentes.

Use-o no início do dia para decidir o que precisa de atenção primeiro. Fila de ações, Hoje, orçamentos e Pagamento mostram o trabalho que precisa da próxima decisão.

4. Clientes

O cadastro do cliente

Os clientes são o centro do aplicativo. Um cliente pode ser uma pessoa física ou jurídica, e o registro armazena detalhes de contato, site, identificação fiscal, endereço, tags, notas e histórico de atividades.

Use tags para filtrar clientes, reconhecer segmentos e preparar modelos de mensagens mais relevantes. Insira tags separadas por vírgulas para que permaneçam pesquisáveis ​​e reutilizáveis.

A partir de um cadastro de cliente você pode ligar, abrir o WhatsApp, enviar SMS, abrir o endereço no Google Maps, preparar uma mensagem, anexar arquivos do cliente e iniciar o pagamento desse cliente. Os códigos do cliente ajudam a identificar registros de forma consistente à medida que a lista aumenta.

5. Pedidos

Capture o que o cliente está pedindo

Uma pedido é a primeira descrição estruturada de um possível trabalho. Use-o para leads, necessidades de serviço, visitas a agendar, problemas a inspecionar ou trabalhos que ainda precisam de orçamento.

os pedidos mantêm as conversas iniciais separadas dos trabalhos finais. Eles são especialmente úteis quando você ainda precisa de fotos, medidas, verificações técnicas, confirmação do cliente, endereço de serviço mapeado ou uma mensagem antes de preparar um orçamento.

6. Orçamentos

Preparar e enviar propostas

As orçamentos transformam a pedido do cliente em linhas de preços com quantidades, preços unitários, descontos, impostos, notas e totais. O PDF segue o formato do dinheiro configurado nas Configurações, incluindo posição do símbolo, separadores e precisão decimal.

Ao enviar um orçamento por e-mail, Cuotaro anexa o PDF do orçamento por padrão, pode incluir arquivos selecionados do cliente e usa o remetente selecionado como endereço de resposta para que o cliente possa responder ao usuário ou à empresa.

7. Trabalhos

Acompanhe o trabalho aceito ou agendado

Os trabalhos representam o trabalho que deve ser feito, está sendo feito ou já foi concluído. Use status e datas para manter o pipeline de trabalhos limpo.

Uma lista de tarefas limpa separa os compromissos reais das pedidos que ainda estão sendo avaliadas ou das orçamentos que aguardam aprovação. A partir de um trabalho você pode abrir o endereço do serviço no Google Maps, enviar uma mensagem para o cliente e criar um pagamento vinculado.

8. Lembretes

Não perca a próxima ação

Os lembretes são alertas internos para acompanhamentos, ligações, visitas, cheques de pagamento, revisões de orçamentos, renovações e tarefas de equipe. Eles podem ser vinculados ao contexto do cliente para que o motivo do lembrete fique claro.

Lembretes por e-mail são enviados ao membro designado e ajudam a proteger acompanhamentos importantes, mesmo quando o usuário não está olhando o aplicativo naquele momento.

9. Pagamentos

Controle o que deve ser coletado

A área de Pagamentos registra cobranças esperadas, valores cobrados, reembolsos e valores finalmente considerados não pagos. Os valores de pagamento usam precisão decimal e separadores configurados em Configurações.

Um pagamento é considerado cobrado somente quando tem uma data de pagamento. Valores negativos podem ser usados ​​para reembolsos, e a caixa de seleção não paga marca valores que não devem mais aparecer como cobranças esperadas.

10. Arquivos

Mantenha os documentos comprovativos perto do trabalho

Os arquivos são úteis para fotos, documentos, material assinado, referências, comprovantes de entrega e qualquer coisa que explique ou apoie o trabalho de um cliente.

Os arquivos podem ser vinculados a clientes, pedidos, orçamentos, trabalhos e pagamentos. Os arquivos dos clientes também podem ser anexados às mensagens dos clientes e aos e-mails de orçamento quando acrescentam contexto útil, como catálogos, fichas técnicas, fotos ou documentos comerciais.

Os limites de armazenamento dependem do plano ativo e a exportação CSV permanece disponível como forma garantida de recuperar dados estruturados do espaço de trabalho.

11. Modelos

Escreva mensagens comuns com mais rapidez

Os modelos salvam mensagens reutilizáveis para clientes, pedidos, orçamentos, trabalhos e pagamentos. Cada compositor de mensagens mostra os modelos que correspondem à área atual.

Cada tipo de modelo pode ter um modelo padrão. Quando um padrão é selecionado, o compositor da mensagem o utiliza primeiro para esse tipo.

As variáveis permitem que Cuotaro preencha partes da mensagem com dados de espaço de trabalho, cliente, pedido, orçamento, trabalho ou pagamento. O e-mail pode incluir anexos quando disponíveis, enquanto as ações do WhatsApp, SMS e área de transferência usam apenas o texto da mensagem.

12. Planos e cobrança

Limites do plano e gerenciamento de faturamento

Somente o proprietário do workspace pode acessar planos e gerenciamento de cobrança. O plano controla limites como usuários, registros, armazenamento e acesso a recursos pagos.

Quando um limite é atingido, Cuotaro bloqueia a ação que ultrapassaria o plano e mantém acessíveis os dados existentes. O portal de cobrança permite ao proprietário gerenciar cancelamento, detalhes de cobrança e métodos de pagamento.

13. Configurações e usuários

Configuração do espaço de trabalho

As configurações definem o nome da empresa, detalhes de contato, logotipo, categoria de negócios, taxa de imposto, formato monetário, fuso horário, formato de data e idioma usado pelo espaço de trabalho. O formato monetário inclui o símbolo, a posição do símbolo, o separador de milhares, o separador decimal e a precisão decimal para quantidades, preços unitários e valores.

Somente o proprietário pode gerenciar usuários e cancelar a assinatura do workspace. Os usuários membros trabalham no mesmo espaço de trabalho e não criam uma nova conta independente.