Manual do Cuotaro

1. Visão global

Para que serve a Cuotaro

O Cuotaro é um área de trabalho operacional para pequenas empresas de serviços. Foi construído em torno da forma como o serviço realmente avança: um cliente pede algo, a empresa regista a solicitação, prepara um orçamento, agenda ou conclui o serviço e acompanha o que ainda falta receber.

A ideia importante não é que o Cuotaro tenha módulos separados. A ideia importante é que cada registo leva o contexto para a etapa seguinte. A informação do cliente apoia a solicitação; a solicitação pode apoiar o orçamento; o orçamento aceite pode apoiar o serviço; e o serviço ou o orçamento podem apoiar o registo de recebimento.

Use o Cuotaro como o lugar onde o serviço diário se torna fiável. Chamadas, e-mails, mensagens WhatsApp, notas, arquivos, PDFs de orçamento, estado dos serviços, lembretes e acompanhamento de recebimentos ficam ligados ao cliente em vez de se dispersarem por caixas de entrada, planilhas e memória.

O Cuotaro é deliberadamente mais focado do que um CRM completo, sistema contabilístico, ERP ou suite de serviço externo. O seu objetivo é manter o fluxo operacional claro, rápido de atualizar e fácil de ler durante o dia de serviço.

Para preservar o contexto, Cuotaro protege os registos ligados. Clientes, solicitações, orçamentos e serviços não podem ser eliminados enquanto outros registos dependerem deles; recebimentos e arquivos podem ser removidos quando necessário.

2. Fluxo diário

Um ritmo operacional prático

Um dia típico começa com visibilidade. Abra primeiro o dashboard, reveja solicitações abertos, orçamentos à espera de decisão, serviços previstos para hoje, recebimentos a acompanhar, lembretes e atividade recente. Isto dá à equipe uma ordem prática de serviço antes de chegarem novas interrupções.

1. Quando um cliente contacta a empresa, crie ou abra a ficha do cliente antes que os detalhes se percam.
2. Registre a solicitação com a necessidade, origem, urgência, endereço do serviço, notas e próximo passo esperado.
3. Mantenha a solicitação aberto enquanto faltar informação: fotos, medições, notas de inspeção, aprovação do cliente ou revisão interna.
4. Crie o orçamento quando o serviço puder ser valorizado. Adicione linhas, descontos, impostos, notas para o cliente e notas internas.
5. Envie o PDF do orçamento a partir do Cuotaro e depois use estado e lembretes para manter o acompanhamento visível.
6. Quando o serviço for aceite, crie ou atualize o serviço com agenda, usuário atribuído, endereço do serviço, checklist, arquivos e notas de conclusão.
7. Registre o recebimento esperado, data de vencimento, data de recebimento, reembolso ou marcação de não pago para que o serviço de cobrança continue visível depois de o serviço terminar.
8. Use o histórico de atividade, a pesquisa global, filtros, etiquetas e códigos de cliente para recuperar rapidamente o contexto quando o cliente voltar a ligar.

Esta sequência é flexível. Algumas empresas começam com um orçamento, outras criam diretamente um serviço, e outras usam recebimentos apenas para controle operacional. A boa prática é manter contexto suficiente em cada etapa para que a próxima pessoa entenda o que aconteceu e o que deve acontecer a seguir.

3. Painel

O painel de controle diário

O dashboard é o ponto de partida para decisões operacionais. Lê todo o área de trabalho e mostra clientes, solicitações abertos, orçamentos pendentes, serviços previstos para hoje, recebimentos a acompanhar, lembretes e atividade recente.

Use-o no início do dia e novamente depois de períodos mais intensos. O dashboard não substitui as listas detalhadas; indica para onde ir a seguir. Um orçamento a aguardar follow-up, um serviço previsto para hoje, um recebimento a acompanhar ou um lembrete vencido devem levá-lo ao registo que precisa de ação.

A atividade recente é especialmente útil em equipes. Dá uma visão rápida do que mudou, de quem interveio no fluxo e de que fichas de cliente avançaram.

4. Clientes

Onde o serviço pertence

A ficha do cliente é a âncora de todo o fluxo. Um cliente pode ser uma pessoa ou uma empresa, e a ficha guarda contatos, site, identificador fiscal, endereço, etiquetas, notas e histórico de atividade. A etiqueta do identificador fiscal vem das Configurações, por isso pode aparecer como Tax ID, NIF, RUT ou com o texto usado no área de trabalho.

Crie o cliente antes de criar registos operacionais sempre que possível. Assim, solicitações, orçamentos, serviços, arquivos, mensagens e recebimentos ficam ligados ao lugar certo desde o início.

Use as notas do cliente para contexto estável: instruções de acesso, preferências, comentários comerciais, método de contato preferido, observações de emissão de notas ou qualquer coisa que a equipe deva recordar antes de agir. Use notas de solicitação, orçamento e serviço para os detalhes dessa operação específica.

As etiquetas ajudam a segmentar a lista de clientes e tornam os filtros posteriores mais fáceis. Podem representar tipo de negócio, prioridade, categoria de serviço, região, estado VIP ou qualquer classificação usada pela equipe. Introduza etiquetas separadas por vírgulas para que continuem pesquisáveis e reutilizáveis.

A partir de uma ficha de cliente pode ligar, abrir WhatsApp, enviar SMS, abrir o endereço no Google Maps, visitar o site, preparar uma mensagem, anexar arquivos do cliente e iniciar um recebimento para esse cliente. Os códigos de cliente ajudam a identificar registos de forma consistente à medida que a lista cresce.

5. Solicitações

Registre a necessidade antes que deixe de estar clara

Uma solicitação é a primeira descrição estruturada de um possível serviço. Use-a quando o cliente pede um serviço, comunica um problema, precisa de uma visita, solicita um orçamento ou envia informação que ainda tem de ser avaliada.

A solicitação é o lugar certo para a incerteza inicial. Registre a origem da solicitação, o endereço do serviço, a urgência, a data ou hora preferida, a descrição, notas internas e o próximo passo. Isto mantém a lista de serviços limpa, porque serviço não aprovado ou ainda sem preço não se mistura com compromissos aceites.

As solicitações são úteis quando a empresa ainda precisa de fotos, medições, verificações técnicas, confirmação de stock, localização no mapa, aprovação do cliente ou revisão interna. Quando a solicitação estiver clara, pode tornar-se a base de um orçamento ou, se não for necessário preço, de um serviço.

Use o estado da solicitação como sinal operacional. Uma solicitação pode estar nova, em revisão, pronta para orçamento, orçamentada, aceite, rejeitada ou fechada conforme a situação. O objetivo é que qualquer membro da equipe possa abrir a solicitação e entender a próxima ação sem reconstruir toda a conversa.

6. Orçamentos

Transforme a solicitação em uma proposta pronta para o cliente

Um orçamento é a resposta comercial a uma solicitação clara. Deve explicar o que está a ser proposto, como foi valorizado e o que o cliente precisa aprovar antes de o serviço se tornar operacional.

Os orçamentos incluem linhas com quantidades, preços unitários, descontos, a taxa de imposto indireto selecionada, notas e totais. A primeira taxa de imposto indireto configurada nas Configurações é usada por defeito nas novas linhas. O PDF respeita as etiquetas fiscais, o detalhe de impostos, o formato de data e o formato monetário configurados nas Configurações, incluindo posição do símbolo, separadores e precisão decimal.

Use as notas para o cliente para texto que deve aparecer no PDF ou na mensagem dirigida ao cliente. Use notas internas para margens, comentários de fornecedores, contexto de negociação ou qualquer coisa que deva ficar dentro da equipe.

Ao enviar um orçamento por e-mail, Cuotaro anexa por defeito o PDF do orçamento, pode incluir arquivos selecionados do cliente e usa o remetente escolhido como endereço de resposta para que o cliente responda ao usuário ou à empresa.

Um orçamento não deve tornar-se um beco sem saída. Mantenha o estado atualizado, crie lembretes para follow-up e mova o serviço aprovado para a área de serviços quando o cliente aceitar. Orçamentos rejeitados ou expirados continuam úteis porque preservam o histórico comercial do cliente.

7. Serviços

Gerir o serviço que tem de ser feito

Um serviço é um compromisso operacional. Representa serviço que deve ser agendado, atribuído, executado, verificado, concluído, cancelado ou revisto.

Crie o serviço a partir da solicitação ou orçamento quando esse contexto existir. Assim, cliente, solicitação, orçamento, endereço do serviço, notas e arquivos ficam perto do serviço. Se a empresa receber serviço que não precisa de orçamento, também pode criar um serviço diretamente.

Use estados e datas para tornar a lista de serviços legível: agendado, em curso, concluído, cancelado ou qualquer estado disponível no área de trabalho. A data agendada, hora de início, hora de fim, usuário atribuído, checklist, notas internas e notas de conclusão ajudam a equipe a entender o que deve acontecer no local e o que aconteceu depois da visita.

A partir de um serviço pode abrir o endereço do serviço no Google Maps, enviar mensagem ao cliente, anexar arquivos e criar um recebimento vinculado. Isto mantém ligados o serviço externo, a comunicação com o cliente, a documentação e o acompanhamento de cobrança.

Quando o serviço estiver concluído, atualize as notas de conclusão e o estado do recebimento o mais cedo possível. Este é o ponto em que o serviço operacional muitas vezes se torna serviço de cobrança, por isso o recebimento não deve ficar para mais tarde se ainda houver valor em dívida.

8. Lembretes

Manter visível a próxima ação

Os lembretes protegem o fluxo operacional contra interrupções. Use-os para follow-ups de orçamentos, chamadas a clientes, visitas, verificações de recebimento, renovações, solicitações de documentos, revisões internas e tarefas de equipe.

Um bom lembrete deve tornar óbvia a próxima ação. Ligue-o ao cliente e, quando possível, à solicitação, orçamento, serviço ou recebimento que explica por que o lembrete existe.

Os lembretes por e-mail são enviados ao membro atribuído e ajudam a proteger acompanhamentos importantes mesmo quando esse usuário não está a olhar para a app nesse momento.

Use lembretes em vez de confiar na memória. São especialmente valiosos depois de enviar orçamentos, antes de serviços agendados, depois de visitas incompletas e quando a data de vencimento de um recebimento se aproxima.

9. Recebimentos

Controlar o que ainda falta receber

A área de Recebimentos é uma camada de controle operacional. Regista recebimentos previstos, valores recebidos, reembolsos e valores que finalmente são considerados não pagos. Não substitui emissão de notas fiscais, cumprimento fiscal ou contabilidade.

Vincule recebimentos ao cliente e, quando relevante, ao orçamento ou serviço que gerou o valor. Isto facilita entender por que o valor existe e a que serviço pertence.

Um recebimento é considerado recebido apenas quando tem data de recebimento. A data de vencimento mostra o que deve ser recebido, a data de recebimento mostra o que foi recebido, valores negativos podem representar reembolsos e a caixa não pago marca valores que já não devem aparecer como recebimentos previstos.

Os valores de recebimento usam a precisão decimal e os separadores configurados nas Configurações. Use notas de recebimento para registar contexto prático de cobrança, como referências de transferência, explicações de recebimentos parciais ou por que um valor foi marcado como não pago.

10. arquivos

Manter evidências e documentos ligados ao contexto

Os arquivos são o material de apoio em torno do fluxo. Use-os para fotos, documentos, material assinado, referências técnicas, comprovativos de entrega, evidências de problemas e tudo o que explique o que foi solicitação, orçamentado, feito ou pago.

Os arquivos podem ser vinculados a clientes, solicitações, orçamentos, serviços e recebimentos. Escolha o lugar que melhor explica o arquivo. Um contrato geral pode pertencer ao cliente; fotos de inspeção podem pertencer à solicitação; uma aceitação assinada pode pertencer ao orçamento; fotos de conclusão podem pertencer ao serviço; e uma evidência de recebimento pode pertencer ao recebimento.

Os arquivos do cliente também podem ser anexados a mensagens do cliente e e-mails de orçamento quando acrescentam contexto útil, como catálogos, fichas técnicas, fotos ou documentos comerciais.

Os limites de armazenamento dependem do plano ativo, e a exportação CSV continua disponível como forma garantida de recuperar dados estruturados do área de trabalho.

11. Modelos

Tornar consistente a comunicação repetida

Os modelos ajudam a equipe a comunicar mais depressa sem reescrever a mesma mensagem de cada vez. Estão disponíveis para Clientes, Solicitações, Orçamentos, Serviços e Recebimentos, e cada compositor mostra os modelos correspondentes à área atual.

Use modelos para situações comuns: confirmar um novo solicitação, pedir informação em falta, enviar um orçamento, confirmar um serviço agendado, fazer follow-up depois de uma visita, solicitar recebimento ou partilhar próximos passos.

Cada tipo de modelo pode ter um único modelo por defeito. Quando um modelo por defeito é selecionado, o compositor da mensagem usa-o primeiro para esse tipo.

As variáveis permitem à Cuotaro preencher partes da mensagem com dados de área de trabalho, cliente, solicitação, orçamento, serviço ou recebimento. O e-mail pode incluir anexos quando disponíveis, enquanto WhatsApp, SMS e copiar usam apenas o texto da mensagem.

Os melhores modelos são profissionais mas práticos. Devem dar ao cliente a próxima ação, a referência relevante e uma forma clara de responder.

12. Planos e emissão de notas

Limites do plano e autogestão de emissão de notas

Apenas o proprietário do área de trabalho pode aceder a planos e gestão de emissão de notas. O plano controla limites como usuários, registos, armazenamento e acesso a funcionalidades de subscrição.

Quando um limite é atingido, o Cuotaro bloqueia a ação que excederia o plano e mantém os dados existentes acessíveis. Isto significa que a equipe pode continuar a consultar o histórico operacional enquanto o proprietário decide se ajusta o plano ou limpa dados.

O portal de emissão de notas permite ao proprietário gerenciar subscrição, cancelamento, dados de emissão de notas e métodos de recebimento.

13. Configurações e usuários

Configurar as regras operacionais do área de trabalho

As Configurações definem como o área de trabalho se comporta e como se apresentam os documentos destinados ao cliente. Incluem nome da empresa, contatos, logótipo, categoria de negócio, nome do identificador fiscal, nome do imposto indireto, três taxas de imposto indireto, formato monetário, fuso horário, formato de data e idioma.

O formato monetário inclui símbolo, posição do símbolo, separador de milhares, separador decimal e precisão decimal para quantidades, preços unitários e valores. Estes valores afetam a forma como orçamentos, PDFs, recebimentos e totais são apresentados.

Os novos workspaces recebem valores fiscais, monetários, de fuso horário e de data conforme o país selecionado na criação da conta; o proprietário pode ajustá-los depois em Configurações.

Só o proprietário pode gerenciar usuários e solicitar a exclusão da conta. Os membros trabalham no mesmo área de trabalho e não criam uma conta independente.

Reveja as Configurações antes do uso diário. Um logótipo correto, etiqueta fiscal, nome do imposto, taxas de imposto, formato de data, formato monetário e fuso horário tornam orçamentos e registos operacionais mais fáceis para a equipe e mais claros para o cliente.