1. Visión general
Para qué sirve Cuotaro
Cuotaro es una app para gestionar el trabajo diario de negocios de servicios. Convierte conversaciones con clientes en solicitudes, presupuestos, trabajos, cobros, recordatorios, archivos, plantillas y acciones de seguimiento.
La app mantiene en un mismo sitio el flujo comercial y operativo. Puedes registrar un cliente, anotar qué necesita, preparar un presupuesto, enviar el PDF por email, convertir un trabajo aceptado en trabajo programado, registrar cobros, guardar archivos relacionados y mantener visible la siguiente acción.
Cuotaro no es un cuaderno genérico. Cada área cumple una función concreta en el recorrido del cliente, para que el entorno siga siendo práctico cuando crecen clientes, presupuestos y trabajos.
Para conservar el contexto, Cuotaro protege los registros vinculados. Clientes, solicitudes, presupuestos y trabajos no pueden eliminarse mientras otros registros dependan de ellos; los cobros y archivos pueden eliminarse cuando haga falta.
2. Flujo diario
Una forma sencilla de usar Cuotaro cada día
- Crea o abre la ficha del cliente.
- Añade una solicitud con la necesidad del cliente, urgencia, dirección del servicio, notas y siguiente paso previsto.
- Crea un presupuesto desde la solicitud cuando tengas información suficiente para valorar el trabajo.
- Envía el presupuesto por email con el PDF adjunto y conserva la conversación vinculada al cliente.
- Convierte el trabajo aceptado en trabajo programado y sigue su estado hasta el cierre.
- Registra vencimientos, cobros, devoluciones e importes pendientes.
- Crea recordatorios para tareas internas, llamadas, visitas, renovaciones, comprobaciones de cobro o revisión de presupuestos.
- Adjunta archivos cuando ayuden a explicar el trabajo o documentar lo entregado.
3. Panel
Tu punto de partida
El panel muestra el estado actual del entorno: clientes, solicitudes abiertas, presupuestos pendientes, trabajos de hoy, cobros pendientes, recordatorios y actividad reciente.
Úsalo al empezar el día para decidir qué requiere atención primero. Cola de acciones, Hoy, Presupuestos y Cobros muestran el trabajo que necesita la siguiente decisión.
4. Clientes
La ficha de cliente
Los clientes son el centro de la app. Un cliente puede ser una persona o una empresa, y la ficha guarda datos de contacto, web, NIF/CIF, dirección, etiquetas, notas e historial.
Usa etiquetas para filtrar clientes, reconocer segmentos y preparar plantillas de mensaje más relevantes. Escríbelas separadas por comas para que sigan siendo buscables y reutilizables.
Desde una ficha de cliente puedes llamar, abrir WhatsApp, enviar SMS, abrir la dirección en Google Maps, preparar un mensaje, adjuntar archivos y registrar un cobro. Los códigos de cliente ayudan a identificar fichas de forma consistente cuando la lista crece.
5. Solicitudes
Registra lo que pide el cliente
Una solicitud es la primera descripción ordenada de un posible trabajo. Úsala para contactos interesados, necesidades de servicio, visitas por programar, incidencias por revisar o trabajos que todavía necesitan presupuesto.
Las solicitudes separan las conversaciones iniciales de los trabajos definitivos. Son especialmente útiles cuando todavía necesitas fotos, medidas, comprobaciones técnicas, confirmación del cliente, una dirección localizada en el mapa o un mensaje antes de preparar el presupuesto.
6. Presupuestos
Prepara y envía presupuestos
Los presupuestos convierten la solicitud del cliente en líneas valoradas con cantidades, precios unitarios, descuentos, impuestos, notas y totales. El PDF respeta el formato de moneda configurado en Ajustes, incluida la posición del símbolo, separadores y decimales.
Al enviar un presupuesto por email, Cuotaro adjunta el PDF por defecto, puede incluir archivos de cliente seleccionados y usa el remitente elegido como dirección de respuesta para que el cliente pueda contestar al usuario o a la empresa.
7. Trabajos
Controla trabajos aceptados o programados
Los trabajos representan servicios que hay que realizar, que están en curso o que ya se han terminado. Usa estados y fechas para mantener clara la lista de trabajo.
Una lista de trabajos limpia separa compromisos reales de solicitudes en evaluación o presupuestos pendientes de aprobación. Desde un trabajo puedes abrir la dirección del servicio en Google Maps, escribir al cliente y crear un cobro vinculado.
8. Recordatorios
No pierdas la siguiente acción
Los recordatorios son avisos internos para hacer seguimiento, llamar, programar visitas, comprobar cobros, revisar presupuestos, gestionar renovaciones y coordinar tareas del equipo. Pueden vincularse al contexto del cliente para que el motivo quede claro.
Los recordatorios por email se envían a la persona asignada y ayudan a proteger avisos importantes aunque no esté mirando la app en ese momento.
9. Cobros
Controla lo que queda por cobrar
El área de Cobros registra importes previstos, cantidades cobradas, devoluciones e importes que finalmente se consideran impagados. Los importes usan los decimales y separadores configurados en Ajustes.
Un cobro se considera realizado sólo cuando tiene fecha de cobro. Los importes negativos pueden usarse para devoluciones, y la casilla de impagado marca cantidades que ya no deben aparecer como cobros previstos.
10. Archivos
Mantén la documentación junto al trabajo
Los archivos sirven para fotos, documentos, material firmado, referencias, evidencias de entrega y cualquier cosa que explique o respalde un trabajo de cliente.
Los archivos pueden vincularse a clientes, solicitudes, presupuestos, trabajos y cobros. Los archivos de cliente también pueden adjuntarse a mensajes y emails de presupuesto cuando aportan contexto, como catálogos, fichas técnicas, fotos o documentos comerciales.
Los límites de almacenamiento dependen del plan activo, y la exportación CSV sigue disponible como vía garantizada para recuperar datos estructurados del entorno.
11. Plantillas
Escribe antes los mensajes habituales
Las plantillas guardan mensajes reutilizables para Clientes, Solicitudes, Presupuestos, Trabajos y Cobros. Cada redactor muestra las plantillas que corresponden al área actual.
Cada tipo de plantilla puede tener una plantilla predeterminada. Cuando la seleccionas, el redactor la usa primero para ese tipo.
Las variables permiten que Cuotaro complete partes del mensaje con datos del entorno, cliente, solicitud, presupuesto, trabajo o cobro. El email puede incluir adjuntos cuando están disponibles; WhatsApp, SMS y copiar al portapapeles usan sólo el texto.
12. Planes y facturación
Límites del plan y gestión de facturación
Sólo el propietario del entorno puede acceder a planes y facturación. El plan controla límites como usuarios, registros, almacenamiento y acceso a funciones de pago.
Cuando se alcanza un límite, Cuotaro bloquea la acción que lo superaría y mantiene accesibles los datos existentes. El portal de facturación permite al propietario gestionar cancelación, datos de facturación y métodos de pago.
13. Ajustes y usuarios
Configuración del entorno
Ajustes define nombre de empresa, datos de contacto, logotipo, categoría de negocio, tipo impositivo, formato de moneda, zona horaria, formato de fecha e idioma del entorno. El formato de moneda incluye símbolo, posición del símbolo, separador de miles, separador decimal y precisión decimal para cantidades, precios unitarios e importes.
Sólo el propietario puede gestionar usuarios y dar de baja el entorno. Los usuarios miembros trabajan dentro del mismo entorno y no crean una cuenta independiente.