1. Visión global
Para qué sirve Cuotaro
Cuotaro es un workspace operativo para pequeñas empresas de servicios. Está construido alrededor de cómo se mueve realmente el trabajo: un cliente pide algo, la empresa registra la solicitud, prepara un presupuesto, programa o completa el trabajo y controla lo que todavía queda por cobrar.
La idea importante no es que Cuotaro tenga módulos separados. La idea importante es que cada registro lleva el contexto hacia adelante. La información del cliente sostiene la solicitud; la solicitud puede sostener el presupuesto; el presupuesto aceptado puede sostener el trabajo; y el trabajo o el presupuesto pueden sostener el registro de pago.
Usa Cuotaro como el lugar donde el trabajo diario se vuelve fiable. Llamadas, e-mails, mensajes de WhatsApp, notas, archivos, PDFs de presupuesto, estado de trabajos, recordatorios y seguimiento de pagos permanecen conectados al cliente en lugar de quedar dispersos entre bandejas de entrada, hojas de cálculo y memoria.
Cuotaro es deliberadamente más concreto que un CRM completo, un sistema contable, un ERP o una suite de servicio en campo. Su propósito es mantener el flujo operativo claro, rápido de actualizar y fácil de leer durante la jornada.
Para conservar el contexto, Cuotaro protege los registros vinculados. Los clientes, solicitudes, presupuestos y trabajos no pueden eliminarse mientras otros registros dependan de ellos; los pagos y archivos sí pueden eliminarse cuando sea necesario.
2. Flujo diario
Un ritmo operativo práctico
Un día normal empieza con visibilidad. Abre primero el dashboard, revisa las solicitudes abiertas, los presupuestos pendientes de decisión, los trabajos previstos para hoy, los cobros pendientes, los recordatorios y la actividad reciente. Esto da al equipo un orden práctico de trabajo antes de que lleguen nuevas interrupciones.
- Cuando un cliente contacta con la empresa, crea o abre su ficha antes de que se pierdan los detalles.
- Registra la solicitud con la necesidad, el origen, la urgencia, la dirección del servicio, las notas y el siguiente paso esperado.
- Mantén la solicitud abierta mientras falte información: fotos, mediciones, notas de inspección, aprobación del cliente o revisión interna.
- Crea el presupuesto cuando el trabajo pueda valorarse. Añade líneas, descuentos, impuestos, notas para el cliente y notas internas.
- Envía el PDF del presupuesto desde Cuotaro y después usa el estado y los recordatorios para mantener visible el seguimiento.
- Cuando el trabajo sea aceptado, crea o actualiza el trabajo con la programación, el usuario asignado, la dirección del servicio, la lista de tareas, los archivos y las notas de finalización.
- Registra el pago previsto, la fecha de vencimiento, la fecha de cobro, el reembolso o la marca de impagado para que el trabajo de cobro siga visible después de terminar el trabajo.
- Usa el historial de actividad, la búsqueda global, los filtros, las etiquetas y los códigos de cliente para recuperar el contexto rápidamente cuando el cliente vuelva a llamar.
Esta secuencia es flexible. Algunas empresas empiezan con un presupuesto, otras crean directamente un trabajo y otras solo usan pagos como control operativo. La buena práctica es conservar suficiente contexto en cada paso para que la siguiente persona entienda qué ocurrió y qué debe hacerse después.
3. Panel
El panel de control diario
El dashboard es el punto de partida para las decisiones operativas. Lee todo el workspace y muestra clientes, solicitudes abiertas, presupuestos pendientes, trabajos previstos para hoy, cobros pendientes, recordatorios y actividad reciente.
Úsalo al principio del día y de nuevo después de periodos de mucho movimiento. El dashboard no sustituye a las listas detalladas; te indica dónde ir a continuación. Un presupuesto pendiente de seguimiento, un trabajo previsto para hoy, un pago pendiente o un recordatorio vencido deberían llevarte al registro que necesita acción.
La actividad reciente es especialmente útil en equipos. Ofrece una visión rápida de qué cambió, quién intervino en el flujo y qué fichas de cliente han avanzado.
4. Clientes
Dónde pertenece el trabajo
La ficha del cliente es el ancla de todo el flujo. Un cliente puede ser una persona o una empresa, y su ficha guarda datos de contacto, sitio web, identificador fiscal, dirección, etiquetas, notas e historial de actividad. La etiqueta del identificador fiscal viene de Ajustes, por lo que puede mostrarse como Tax ID, NIF, RUT o el texto usado en el workspace.
Crea el cliente antes de crear registros operativos siempre que sea posible. Así las solicitudes, presupuestos, trabajos, archivos, mensajes y pagos quedan unidos al lugar correcto desde el principio.
Usa las notas del cliente para contexto estable: instrucciones de acceso, preferencias, comentarios comerciales, método de contacto preferido, observaciones de facturación o cualquier cosa que el equipo deba recordar antes de actuar. Usa las notas de solicitud, presupuesto y trabajo para los detalles de esa operación concreta.
Las etiquetas ayudan a segmentar la lista de clientes y facilitan los filtros posteriores. Pueden representar tipo de negocio, prioridad, categoría de servicio, zona, estado VIP o cualquier clasificación que use tu equipo. Introduce las etiquetas separadas por comas para que sigan siendo buscables y reutilizables.
Desde una ficha de cliente puedes llamar, abrir WhatsApp, enviar SMS, abrir la dirección en Google Maps, visitar la web, preparar un mensaje, adjuntar archivos del cliente e iniciar un pago para ese cliente. Los códigos de cliente ayudan a identificar registros de forma consistente a medida que la lista crece.
5. Solicitudes
Registra la necesidad antes de que se vuelva confusa
Una solicitud es la primera descripción estructurada de un posible trabajo. Úsala cuando el cliente pide un servicio, comunica un problema, necesita una visita, solicita un presupuesto o envía información que todavía debe evaluarse.
La solicitud es el lugar donde debe quedar la incertidumbre inicial. Registra el origen de la solicitud, la dirección del servicio, la urgencia, la fecha u hora preferida, la descripción, las notas internas y el siguiente paso. Así la lista de trabajos se mantiene limpia, porque el trabajo no aprobado o no valorado no se mezcla con compromisos aceptados.
Las solicitudes son útiles cuando la empresa aún necesita fotos, mediciones, comprobaciones técnicas, confirmación de stock, una ubicación en el mapa, aprobación del cliente o revisión interna. Cuando la solicitud esté clara, puede convertirse en la base de un presupuesto o, si no hace falta valorar el trabajo, en un trabajo.
Usa el estado de la solicitud como señal operativa. Una solicitud puede estar nueva, en revisión, lista para presupuestar, presupuestada, aceptada, rechazada o cerrada según su situación. El objetivo es que cualquier miembro del equipo pueda abrirla y entender la siguiente acción sin reconstruir toda la conversación.
Para ampliar esta parte del manual, consulta el software de seguimiento de solicitudes.
6. Presupuestos
Convierte la solicitud en una propuesta lista para el cliente
Un presupuesto es la respuesta comercial a una solicitud clara. Debe explicar qué se propone, cómo se valora y qué necesita aprobar el cliente antes de que el trabajo se convierta en un trabajo operativo.
Los presupuestos incluyen líneas con cantidades, precios unitarios, descuentos, el tipo de impuesto indirecto seleccionado, notas y totales. El primer tipo de impuesto indirecto configurado en Ajustes se usa por defecto en las nuevas líneas. El PDF respeta las etiquetas fiscales, el desglose de impuestos, el formato de fecha y el formato monetario configurados en Ajustes, incluida la posición del símbolo, los separadores y la precisión decimal.
Usa las notas para el cliente para el texto que debe aparecer en el PDF o mensaje dirigido al cliente. Usa las notas internas para márgenes, comentarios de proveedores, contexto de negociación o cualquier cosa que deba quedar dentro del equipo.
Al enviar un presupuesto por e-mail, Cuotaro adjunta por defecto el PDF del presupuesto, puede incluir archivos seleccionados del cliente y usa el remitente seleccionado como dirección de respuesta para que el cliente pueda contestar al usuario o a la empresa.
Un presupuesto no debería convertirse en un callejón sin salida. Mantén su estado actualizado, crea recordatorios de seguimiento y mueve el trabajo aprobado al área de trabajos cuando el cliente lo acepte. Los presupuestos rechazados o caducados siguen siendo útiles porque conservan el historial comercial de ese cliente.
7. Trabajos
Gestiona el trabajo que debe hacerse
Un trabajo es un compromiso operativo. Representa trabajo que debe programarse, asignarse, ejecutarse, comprobarse, completarse, cancelarse o revisarse.
Crea el trabajo desde la solicitud o el presupuesto cuando exista ese contexto. Así el cliente, la solicitud, el presupuesto, la dirección del servicio, las notas y los archivos permanecen cerca del trabajo. Si la empresa recibe un trabajo que no necesita presupuesto, también puede crearse un trabajo directamente.
Usa estados y fechas para que la lista de trabajos sea legible: programado, en curso, completado, cancelado o cualquier estado disponible en el workspace. La fecha programada, hora de inicio, hora de fin, usuario asignado, lista de tareas, notas internas y notas de finalización ayudan al equipo a entender qué debe ocurrir en el lugar del servicio y qué ocurrió después de la visita.
Desde un trabajo puedes abrir la dirección del servicio en Google Maps, enviar un mensaje al cliente, adjuntar archivos y crear un pago vinculado. Esto mantiene conectados el trabajo en campo, la comunicación con el cliente, la documentación y el seguimiento de cobro.
Cuando el trabajo esté completado, actualiza las notas de finalización y el estado de pago cuanto antes. Este es el punto en el que el trabajo operativo suele convertirse en trabajo de cobro, por lo que el registro de pago no debería dejarse para más tarde si todavía queda un importe pendiente.
8. Recordatorios
Mantén visible la siguiente acción
Los recordatorios protegen el flujo operativo frente a interrupciones. Úsalos para seguimientos de presupuestos, llamadas a clientes, visitas, comprobaciones de pago, renovaciones, solicitudes de documentos, revisiones internas y tareas de equipo.
Un buen recordatorio debe hacer evidente la siguiente acción. Vincúlalo al cliente y, cuando sea posible, a la solicitud, presupuesto, trabajo o pago que explica por qué existe ese recordatorio.
Los recordatorios por e-mail se envían al miembro asignado y ayudan a proteger seguimientos importantes incluso cuando ese usuario no está mirando la app en ese momento exacto.
Usa recordatorios en lugar de confiar en la memoria. Son especialmente valiosos después de enviar presupuestos, antes de trabajos programados, tras visitas incompletas y cuando se acerca la fecha de vencimiento de un pago.
9. Pagos
Controla lo que todavía queda por cobrar
El área de Pagos es una capa de control operativo. Registra cobros previstos, importes cobrados, reembolsos e importes que finalmente se consideran impagados. No sustituye a la facturación legal, al cumplimiento fiscal ni a la contabilidad.
Vincula los pagos al cliente y, cuando corresponda, al presupuesto o trabajo que generó el importe. Esto facilita entender por qué existe ese importe y a qué trabajo pertenece.
Un pago se considera cobrado solo cuando tiene fecha de cobro. La fecha de vencimiento muestra lo que debería cobrarse, la fecha de cobro muestra lo que se ha cobrado, los importes negativos pueden representar reembolsos y la casilla de impagado marca importes que ya no deben aparecer como cobros previstos.
Los importes de pago usan la precisión decimal y los separadores configurados en Ajustes. Usa las notas de pago para registrar contexto práctico de cobro, como referencias de transferencia, explicaciones de pagos parciales o por qué un importe se marcó como impagado.
10. Archivos
Mantén evidencias y documentos unidos al contexto
Los archivos son el material de apoyo alrededor del flujo. Úsalos para fotos, documentos, material firmado, referencias técnicas, evidencias de entrega, evidencias de incidencias y cualquier cosa que explique qué se solicitó, presupuestó, hizo o pagó.
Los archivos pueden vincularse a clientes, solicitudes, presupuestos, trabajos y pagos. Elige el lugar que mejor explique el archivo. Un contrato general puede pertenecer al cliente; unas fotos de inspección pueden pertenecer a la solicitud; una aceptación firmada puede pertenecer al presupuesto; unas fotos de finalización pueden pertenecer al trabajo; y una evidencia de cobro puede pertenecer al pago.
Los archivos del cliente también pueden adjuntarse a mensajes del cliente y e-mails de presupuesto cuando aportan contexto útil, como catálogos, fichas técnicas, fotos o documentos comerciales.
Los límites de almacenamiento dependen del plan activo, y la exportación CSV sigue disponible como forma garantizada de recuperar los datos estructurados del workspace.
11. Plantillas
Haz consistente la comunicación repetida
Las plantillas ayudan al equipo a comunicarse más rápido sin reescribir el mismo mensaje cada vez. Están disponibles para Clientes, Solicitudes, Presupuestos, Trabajos y Pagos, y cada compositor muestra las plantillas que corresponden al área actual.
Usa plantillas para situaciones habituales: confirmar una nueva solicitud, pedir información pendiente, enviar un presupuesto, confirmar un trabajo programado, hacer seguimiento después de una visita, solicitar un pago o compartir próximos pasos.
Cada tipo de plantilla puede tener una plantilla por defecto. Cuando se selecciona una por defecto, el compositor de mensajes la usa primero para ese tipo.
Las variables permiten que Cuotaro rellene partes del mensaje con datos del workspace, cliente, solicitud, presupuesto, trabajo o pago. El e-mail puede incluir adjuntos cuando estén disponibles, mientras que WhatsApp, SMS y las acciones de portapapeles usan solo el texto del mensaje.
Las mejores plantillas son profesionales pero prácticas. Deben dar al cliente la siguiente acción, la referencia relevante y una forma clara de responder.
12. Planes y facturación
Límites del plan y autogestión de facturación
Solo el propietario del workspace puede acceder a planes y gestión de facturación. El plan controla límites como usuarios, registros, almacenamiento y acceso a funciones de suscripción.
Cuando se alcanza un límite, Cuotaro bloquea la acción que excedería el plan y mantiene accesibles los datos existentes. Esto significa que el equipo puede seguir consultando el historial operativo mientras el propietario decide si ajustar el plan o limpiar datos.
El portal de facturación permite al propietario gestionar la suscripción, la cancelación, los datos de facturación y los métodos de pago.
13. Ajustes y usuarios
Configura las reglas operativas del workspace
Ajustes define cómo se comporta el workspace y cómo se ven los documentos dirigidos al cliente. Incluye nombre de empresa, datos de contacto, logotipo, categoría de negocio, nombre del identificador fiscal, nombre del impuesto indirecto, tres tipos de impuesto indirecto, formato monetario, zona horaria, formato de fecha e idioma.
El formato monetario incluye símbolo, posición del símbolo, separador de miles, separador decimal y precisión decimal para cantidades, precios unitarios e importes. Estos valores afectan a cómo se muestran presupuestos, PDFs, pagos y totales.
Los nuevos workspaces reciben valores fiscales, monetarios, de zona horaria y de fecha según el país seleccionado al crear la cuenta; el propietario puede ajustarlos después en Ajustes.
Solo el propietario puede gestionar usuarios y solicitar la eliminación de la cuenta. Los usuarios miembros trabajan dentro del mismo workspace y no crean una cuenta independiente nueva.
Revisa Ajustes antes del uso diario. Un logotipo correcto, una etiqueta fiscal correcta, el nombre del impuesto, los tipos de impuesto, el formato de fecha, el formato monetario y la zona horaria hacen que los presupuestos y registros operativos sean más fáciles para el equipo y más claros para el cliente.