Anfrage
Erfassen Sie Anrufe, E-Mails und Kundennachrichten, solange der Kontext noch klar ist.
Kostenlose Vorlagen
Praktische Vorlagen für Anfragen, Angebote, Aufträge und ausstehende Zahlungen.
Organisieren Sie den Serviceablauf mit vier Vorlagen: Anfrage erfassen, Angebot nachverfolgen, Auftrag planen und Zahlung prüfen. Ein Auftrag kann auch direkt aus einer Anfrage entstehen, wenn kein Angebot nötig ist. Laden Sie die Dateien herunter und passen Sie sie an Ihre Abläufe an – ohne Registrierung oder E-Mail-Adresse.
Angebot
Erstellen Sie Positionen, Summen und PDF-Angebote, die direkt an Kunden gesendet werden können.
Auftrag
Planen Sie angenommene Aufträge und halten Sie Notizen, Karten und Dateien zusammen.
Zahlungseingang
Behalten Sie Fälligkeiten, Zahlungseingänge, Rückerstattungen und offene Beträge im Blick.
So nutzen Sie die Vorlagen sinnvoll
Jede CSV-Datei enthält die wichtigsten Felder und eindeutig fiktive Beispiele, die Sie ersetzen oder löschen sollten. Sie können die Dateien in Excel, Google Tabellen oder einem anderen Tabellenprogramm öffnen. Sie sind keine Importvorlagen für Cuotaro und ersetzen weder Fakturierung noch Buchhaltung.
Nutzen Sie die Vorlagen, um festzulegen, welche Angaben erhalten bleiben müssen, und den nächsten Schritt sichtbar zu machen. Wenn Kopien, getrennte Dateien oder unterschiedliche Versionen den Kundenkontext verdecken, zeigen die verlinkten Leitfäden den Übergang zu einem durchgängigen Ablauf.
Bevor Sie beginnen
- Bewahren Sie eine unveränderte Kopie auf, bevor Sie Spalten oder Statuswerte anpassen.
- Teilen Sie Dateien mit personenbezogenen Daten nicht über öffentliche Links.
- Ordnen Sie jedem offenen Vorgang eine verantwortliche Person, ein Datum und einen nächsten Schritt zu.
- Führen Sie gesetzliche Rechnungsstellung und Buchhaltung weiterhin in den dafür vorgesehenen Systemen.
- Cuotaro-Überblick auf YouTube ansehenErfahren Sie, wie Kundenanfragen, Angebote, Aufträge und Zahlungen in einem durchgängigen Ablauf zusammenhängen.
Vorlage zur Erfassung von Serviceanfragen
Halten Sie fest, wer sich gemeldet hat, über welchen Kanal die Anfrage einging, was benötigt wird, wo der Einsatz stattfinden könnte und welcher Schritt als Nächstes folgt. Eine einheitliche Erfassung verhindert, dass Anrufe, E-Mails und Nachrichten zu verstreuten Einzelinformationen werden.
- CSV-Vorlage für Serviceanfragen herunterladenUTF-8-CSV mit einer fiktiven Beispielzeile; direkter Download ohne Formular.
- Software zur Nachverfolgung von Serviceanfragen ansehenErfahren Sie, wie Status, Notizen, Einsatzadresse, Dateien und nächster Schritt im Kundenkontext bleiben.
Vorlage zur Angebotsnachverfolgung
Ein versendetes Angebot braucht einen Wiedervorlagetermin und einen klaren nächsten Schritt. Diese Vorlage hält Betrag, Gültigkeit, Status, Zuständigkeit und Folgeaktion zusammen, damit offene Angebote nicht aus dem Gedächtnis bearbeitet werden müssen.
- CSV-Vorlage zur Angebotsnachverfolgung herunterladenUTF-8-CSV für versendete, angenommene, abgelehnte und abgelaufene Angebote.
- Angebots- und Auftragsverfolgung ansehenErfahren Sie, wie der Freigabekontext erhalten bleibt und ein angenommenes Angebot zum geplanten Auftrag wird.
Vorlage zur Auftragsplanung und Aufgabenverfolgung
Planen Sie den Auftrag auf Grundlage einer Kundenanfrage oder eines angenommenen Angebots. Erfassen Sie die zugehörige Referenz, Datum und Uhrzeit, die für jede Aufgabe zuständige Person sowie die Schritte zur Ausführung und Prüfung der Arbeit.
Verwenden Sie eine Zeile pro Aufgabe und dieselbe Auftrags-ID für alle Aufgaben eines Einsatzes. Die Beispiele zeigen einen Auftrag mit mehreren Aufgaben und einen weiteren, der aus einer Anfrage ohne Angebot entsteht. Lassen Sie nicht zutreffende Referenzen leer und halten Sie die gemeinsamen Auftragsdaten in allen Zeilen einheitlich.
Aktualisieren Sie den Aufgabenstatus und das Abschlussdatum manuell. Prüfen Sie vor dem Auftragsabschluss alle Aufgaben und halten Sie offene Punkte mit dem nächsten Schritt fest. Eine erledigte Aufgabe schließt nicht den gesamten Auftrag ab, und ein abgeschlossener Auftrag ist nicht automatisch bezahlt. Die CSV-Datei versendet keine Erinnerungen und prüft den Abschluss nicht automatisch.
- CSV-Vorlage zur Auftragsplanung und Aufgabenverfolgung herunterladenUTF-8-CSV mit einer Zeile pro Aufgabe, Referenzen, Datum und Uhrzeit des Auftrags, Zuständigkeit, Status und nächstem Schritt. Alle Beispiele sind fiktiv.
- Planung von Serviceaufträgen ansehenErfahren Sie, wie Cuotaro Kunde, Anfrage oder Angebot, Termin, zugewiesene Person, Aufgabenliste und Abschlussnotizen im Auftrag zusammenführt.
Vorlage für ausstehende Zahlungen
Die operative Zahlungsverfolgung sollte zeigen, aus welchem Auftrag der Betrag stammt, wann er fällig ist und welche Maßnahme ansteht. Die Vorlage unterscheidet offene, teilweise bezahlte, bezahlte, erstattete und überfällige Beträge, ohne die Buchhaltung ersetzen zu wollen.
- CSV-Vorlage für ausstehende Zahlungen herunterladenUTF-8-CSV für erwartete Beträge, Fälligkeiten, Zahlungsstatus und nächste Schritte.
- Nachverfolgung ausstehender Zahlungen ansehenErfahren Sie, wie jede Zahlung mit dem zugehörigen Kunden, Angebot oder Auftrag verbunden bleibt.
Wenn die Tabelle nicht mehr ausreicht
Eine Tabelle ist oft ein sinnvoller Einstieg und hilft, den eigenen Ablauf zu klären. Grenzen zeigen sich, wenn mehrere Personen verschiedene Kopien pflegen, Unterlagen vom Auftrag getrennt liegen oder nicht mehr erkennbar ist, was heute Aufmerksamkeit benötigt.
Dann kann der Wechsel von einzelnen Zeilen zu einem Ablauf, der Anfragen, Angebote, Aufträge, Erinnerungen, Dateien und Zahlungen verbindet, wiederholte Prüfungen und Kontextverluste verringern.
- Mit einer Alternative zur Auftragsverfolgung in Tabellen vergleichenPrüfen Sie die konkreten Anzeichen dafür, dass Zeilen und Tabellenblätter nicht mehr genug operative Kontrolle bieten.
- Software für kleine Dienstleistungsbetriebe ansehenLernen Sie den gesamten Tagesablauf kennen – von der ersten Anfrage bis zur Zahlungsverfolgung.
Hilfe und Dokumentation
Wenn Sie wissen möchten, wie ein Ablauf in Cuotaro organisiert ist, beginnen Sie mit dem öffentlichen Handbuch. Bei Fragen zu Konto, Arbeitsbereich, Installation, Abrechnung oder täglicher Nutzung hilft der Support weiter.
- Öffentliches Handbuch lesenEin praktischer Leitfaden zum durchgängigen Ablauf und zu den wichtigsten Bereichen der Anwendung.
- Cuotaro-Support kontaktierenNutzen Sie das strukturierte Formular für Fragen zu Konto, Arbeitsbereich, Installation, Abrechnung und Nutzung.
Fragen
Häufige Fragen
Muss ich mich registrieren, um die Vorlagen herunterzuladen?
Nein. Alle vier CSV-Dateien stehen direkt zum Download bereit; ein Formular oder eine E-Mail-Adresse ist nicht erforderlich.
Kann ich diese Vorlagen in Cuotaro importieren?
Nein. Es handelt sich um praktische Tabellenvorlagen, nicht um Cuotaro-Importformate.
Ersetzen die Vorlagen ein Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm?
Nein. Sie dienen ausschließlich der operativen Nachverfolgung. Gesetzliche Rechnungsstellung und Buchhaltung gehören weiterhin in die dafür vorgesehenen Systeme.
Informationen zu Cuotaro
Möchten Sie prüfen, ob Cuotaro zu Ihrem Betrieb passt?
Beschreiben Sie kurz Ihren Dienstleistungsbetrieb. Wir antworten per E-Mail mit den Informationen zu Cuotaro, die für Ihren Fall relevant sind.
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